Preservação

A preservação de documentos arquivísticos físicos ou digitais não é um fim em si mesmo. Ela decorre de valor secundário desses documentos.

Os documentos arquivísticos digitais gerenciados por um GestãoDoc devem ser preservados durante todo o período previsto para sua guarda, conforme determinado nas Tabelas de Temporalidade.

Considerando que a degradação de suporte e a obsolescência tecnológica são os principais fatores de comprometimento da preservação dos documentos digitais, ameaçando o acesso ao conteúdo, a autenticidade e a integridade, no e-Arq Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2022a) são apontadas técnicas para evitar esses riscos.

Em relação ao suporte, é recomendado

• o uso de suportes de alta qualidade e com previsão de vida útil adequada aos propósitos de preservação, o monitoramento contínuo dos avanços tecnológicos e da degradação do suporte, a adoção de formatos abertos e a busca por soluções independentes de hardware, software e fornecedor.

E, em relação aos riscos de obsolescência tecnológica, é recomendado o emprego das seguintes técnicas:

• preservação da tecnologia: é a manutenção de um parque de equipamentos e programas para replicação de uma configuração mais antiga. Possibilita o acesso aos documentos originais no ambiente em que foram produzidos, porém, a manutenção e a integração com outros sistemas podem tornar-se problemáticas ao longo do tempo. A preservação do hardware, em especial, é uma alternativa cara, mesmo nas situações em que é compartilhado por mais de um usuário. Além disso, essa alternativa não é exequível no longo prazo, uma vez que o hardware pode ser danificado de forma irreversível, ficando completamente indisponível;

• emulação: é um processo que permite, por meio de software, a imitação de software e hardware em outro ambiente computacional. Permite que um computador moderno, possivelmente mais barato e de fácil manutenção, possa executar programas (software) antigos, desenvolvidos, originalmente, para outra plataforma. Para evitar possíveis perdas de informação e funcionalidades, deve ser realizada com bastante rigor. A probabilidade de perda de informações e funcionalidades aumenta à medida que são utilizadas diversas camadas de emulação, como resultado da aplicação desta técnica repetidas vezes;

• migração: é a transferência periódica dos documentos de um ambiente computacional para outro. Na preservação de documentos digitais a migração é correntemente realizada por meio da atualização de suporte e/ou conversão de formatos;

• atualização de suporte: consiste em copiar os documentos de um suporte para outro, sem mudar sua codificação, para evitar perdas decorrentes da deterioração do suporte. É amplamente utilizada e não provoca nenhuma perda ou alteração no documento, uma vez que a cadeia de bits copiada para o outro suporte é rigorosamente idêntica à inicial;

• conversão de formatos: é a conversão de um formato para outro, motivada principalmente para contornar a obsolescência tecnológica. Os documentos em formatos obsoletos são convertidos para novos formatos, apoiados em hardware e software mais atuais. Esse processo não está livre de problemas, podendo resultar em perda de informações e funcionalidades. A conversão também pode ser utilizada para reduzir a quantidade de formatos utilizados e, consequentemente, de sistemas a serem mantidos e gerenciados, de modo a facilitar as ações de preservação. Neste caso é chamada de normalização de formatos.

No e-Arq Brasil recomenda-se, também que as estratégias e os procedimentos de preservação sejam bem definidos, documentados e, periodicamente, revisados.

O presente Modelo de Requisitos, no entanto, não tem como escopo principal a guarda permanente, que deve ocorrer no Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo, para fins de preservação digital.

O Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) pode ser definido como um conjunto de requisitos e procedimentos normativos e técnicos capazes de manter autênticos os documentos digitais nele custodiados, de modo a preservá-los e dar acesso a eles pelo tempo necessário.

Trata-se, dessa forma, de um ambiente de preservação dos documentos arquivísticos digitais pelo tempo necessário, mantendo a sua autenticidade e sua relação orgânica, além de auxiliar nos processos de arranjo e descrição, com vistas ao acesso.