Armazenamento

As decisões e as ações relativas ao armazenamento dos documentos institucionais não digitais e digitais permeiam todo seu ciclo de vida, devendo ser garantido sua integridade e acesso a eles. Assim sendo, documentos, independentemente do suporte requerem armazenamento criterioso desde o momento de sua criação para garantir sua preservação de longo prazo.

Em cenário híbrido, quando envolvidos documentos não digitais e digitais, devem ser observados requisitos de armazenamento que atendam igualmente as necessidades de ambos os suportes.

As condições de armazenamento devem:

• considerar o volume, o gênero documental e as propriedades físicas dos documentos;

• ser projetadas para a proteção contra acessos não autorizados e perdas por destruição, furto e sinistro.

No caso dos documentos digitais, os órgãos do Poder Judiciário devem dispor de políticas e diretrizes de preservação digital e empregar técnicas de preservação, descritas na próxima seção.

Fatores a serem considerados na escolha das opções de armazenamento estão indicados no e-Arq Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2022a):

• volume e estimativa de crescimento dos documentos: este fator deve ser levado em conta para se avaliar a capacidade de armazenamento, isto é, as áreas de depósito, os tipos e a quantidade de estantes e, para os documentos digitais, a capacidade dos dispositivos de armazenamento;

• segurança dos documentos: as instalações de armazenamento (depósitos, arquivos, computadores) deverão prever a limitação de acesso aos documentos, como, por exemplo, o controle das áreas de armazenamento e sistemas de detecção de entrada não autorizada. O depósito deve estar localizado em área que não seja de risco. No caso de documentos digitais, devem ser previstos procedimentos que previnam a perda de documentos por falha do SIGAD (...);

• características físicas do suporte e do ambiente: fatores como tipo de suporte, peso, grau de contaminação do documento e do ambiente, temperatura e umidade influenciam a adequação das condições de armazenamento. Nesse sentido, devem ser adotados procedimentos -- como controle e verificação do tempo de vida útil e da estabilidade dos suportes -- para prevenir danos aos documentos. É importante que os meios de acondicionamento sejam robustos e adequados ao formato e à quantidade de documentos. As áreas de depósito devem ter amplitude adequada, estabilidade de temperatura e de níveis de umidade, proteção contra sinistro, contaminação (isótopos radioativos, toxinas, mofo) e infestação de insetos ou micro-organismos. Os documentos digitais devem passar, periodicamente, pela troca de suporte, isto é, as informações contidas num suporte devem ser transferidas para outro. Essa técnica é denominada atualização (refreshing).

• frequência de uso: o uso mais ou menos frequente dos documentos deve ser levado em conta na seleção das opções de armazenamento. No caso dos documentos não digitais, as opções envolvem acondicionamento (pastas suspensas, caixas) e localização dos depósitos (próximos ou distantes da área de trabalho). Já em relação aos documentos digitais, as opções podem envolver armazenamento on-line (acesso imediato) ou off-line, nas chamadas "mídias removíveis" de armazenamento (disco óptico, fita magnética), em diferentes graus de disponibilidade e velocidade.

• custo relativo das opções de armazenamento dos documentos: além do custo dos dispositivos de armazenamento, devem ser considerados, para sua manipulação, os valores dos equipamentos e do software de controle.

Para mais informações sobre conservação preventiva, consultem-se o Manual de Gestão Documental e o Manual de Gestão de Memória.

Os documentos digitais são armazenados em dispositivos de armazenamento eletrônicos, magnéticos, ópticos ou de estado sólido.

Do ponto de vista tecnológico, distinguem-se três tipos de memória: primária, secundária e terciária, cujas principais características são custo, capacidade e tempo de acesso.

As memórias secundária e terciária são adequadas para armazenamento.

O armazenamento secundário e terciário poderá ser contratado por provedores de serviços de infraestrutura in loco e em nuvem, observadas as políticas e definições estabelecidas pelo Conselho Nacional de Justiça e pelos órgãos do Poder Judiciário para a contratação de soluções de tecnologia da informação e comunicação, observando a Estratégia Nacional de Tecnologia da Informação e Comunicação do Poder Judiciário (ENTIC-JUD) e a Estratégia Nacional de Segurança Cibernética do Poder Judiciário (ENSEC-PJ), instituídas pelas Resoluções CNJ nº 370/2021 e 396/2021.

Os equipamentos devem adequar-se às características das operações --- on-line ou off-line. Operações on-line só podem ser realizadas por meio de GestãoDoc, ao passo que operações off-line podem ser realizadas em outros sistemas computacionais, desvinculadas do funcionamento do GestãoDoc.

Seja qual for a tecnologia empregada, um GestãoDoc deve garantir a integridade dos documentos institucionais.

Os itens seguintes enumeram requisitos de armazenamento organizados segundo os critérios de durabilidade, capacidade e viabilidade técnica.