Volume: abertura, encerramento e metadados
Em alguns casos, para facilitar o gerenciamento e a utilização, os processos e dossiês são compartimentados em volumes ou partes, de acordo com convenções predeterminadas ou com base em critérios como a dimensão, o número de documentos, o conteúdo específico, os períodos de tempo em que produzidos, entre outros.
Nesta seção são definidos os requisitos de sistema para a utilização de volumes em processos/dossiês físicos.
Em relação aos processos digitais, há um requisito desejável, já que o uso de volumes facilita questões de navegabilidade, visualização e operações de download.
| REQ | REQUISITO | OBRIG | TIPO |
|---|---|---|---|
| RPC3.5.1 | Gerenciar volumes para subdividir processos/dossiês, distinguindo entre processos/dossiês e volumes. | O | RF |
| RPC3.5.2 | Permitir a associação de metadados aos volumes e restringir a inclusão e a alteração desses mesmos metadados somente a usuários autorizados. | O | RF |
| RPC3.5.3 | Permitir que um volume herde automaticamente do processo/dossiê ao qual pertence determinados metadados predefinidos. Por exemplo: volume juntado em processo sigiloso também é sigiloso. | O | RF |
| RPC3.5.4 | Permitir a abertura de volumes a qualquer processo/dossiê que não esteja encerrado. | O | RF |
| RPC3.5.5 | Assegurar que, ao abrir um novo volume, o volume precedente seja automaticamente encerrado, registrando a data de encerramento. Apenas o volume produzido mais recentemente pode estar aberto; todos os outros volumes existentes nesse processo/dossiê têm de estar fechados. | O | RF |
| RPC3.5.6 | Impedir a reabertura de um volume já encerrado para acréscimo de documentos. | O | RF |
| RPC3.5.7 | Assegurar que um volume somente conterá documentos. Não é permitido que contenha outro volume ou um outro processo/dossiê. | O | RF |
| RPC3.5.8 | Permitir que um volume seja encerrado por meio de procedimentos regulamentares. | O | RF |
| RPC3.5.9 | Para processos/dossiês digitais, manter o conjunto de documentos organizados em volumes pré-definidos de páginas, com vistas a facilitar procedimentos de navegação no processo/dossiê e de download. | D | RF |