Tramitação e fluxo de trabalho

Os requisitos deste capítulo tratam das situações em que o GestãoDoc prevê recursos de automação de fluxo de trabalho (workflow), que consiste na substituição de atividades rotineiras ou sequenciais por ações de sistemas.

Esse conjunto de requisitos está abrangido nos conceitos introduzidos pela Resolução CNJ nº 335/2020, que cria a Plataforma Digital do Poder Judiciário - PDPJ-BR, devendo as soluções contemplar, também em um GestãoDoc, a otimização dos fluxos de trabalho (workflow), padronizando-os sempre que possível.

Os requisitos abrangem funções para controle do fluxo de trabalho e atribuição de metadados para registro da tramitação dos documentos, incluindo-se o status do documento (minuta, original ou cópia).

Os recursos de um GestãoDoc para controle do fluxo de trabalho podem compreender a produção e a tramitação de processos/dossiês/documentos antes e após seu registro ou captura. Esse fluxo não se confunde com a tramitação de documentos controlada pelo sistema de protocolo, o qual realiza registro e autuação para formação de processos.

Conforme especificado no e-Arq Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2022a):

Um participante de um fluxo de trabalho pode ser um indivíduo específico, um grupo de trabalho ou mesmo um software. Um participante é o responsável pela realização de uma tarefa estabelecida ao longo de um fluxo de trabalho predefinido. Caso o participante seja um indivíduo, a tarefa é direcionada a um usuário com uma identificação específica. Se o participante for um grupo de trabalho, a tarefa é dirigida ao grupo (formado por vários usuários, cada um com sua identificação no SIGAD). A tarefa tem que ser distribuída entre os usuários do grupo, e, após ser cumprida por um membro desse grupo, o documento segue o fluxo previsto. Quando o participante é um software, a tarefa é direcionada a uma função de programa, que a realiza automaticamente e reencaminha o documento ao fluxo previsto.