Controle de versões e do status do documento

Um GestãoDoc deve ser capaz de estabelecer --- pelo seu recurso de fluxo de trabalho --- o status do documento: minuta, original ou cópia. No caso dos documentos nato-digitais, esse status é estabelecido de acordo com o fluxo do documento no GestãoDoc (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2022a):

Assim, por exemplo:

• um documento criado no espaço individual ou do grupo, mas não transmitido, é uma minuta;

• um documento transmitido do espaço individual ou do grupo para o espaço geral, onde não pode mais ser alterado, e deste para fora da instituição, será sempre recebido como um original e armazenado no espaço de origem (individual, do grupo ou gerencial) como uma última minuta. Isso porque a transmissão acrescenta metadados ao documento (como data e hora da transmissão) que o tornam mais completo;

• um documento enviado do espaço individual para outro espaço individual ou para o espaço do grupo, para receber comentários, é uma minuta, que deve ter seu número de versões devidamente controlado;

• quando um usuário autorizado recupera um documento do espaço geral e o armazena em seu próprio espaço, ele cria uma cópia. O mesmo acontece nos casos em que o usuário reencaminha um documento para outro usuário.