Acompanhamento de transferência

Durante a tramitação ou conforme a fase do ciclo de vida, os processos/dossiês/documentos institucionais e os respectivos metadados podem ser transferidos de uma mídia de suporte ou de um sítio/local para outro, conforme necessário, adequado ou previsto.

Essa movimentação não está circunscrita a ações de backup, redundância, escalabilidade e situações similares para melhoria de desempenho e segurança do acervo.

Essa transferência pode envolver, entre outros, a mudança:

  • de sistemas online para sistemas offline;

  • de suporte de armazenamento;

  • do local de armazenamento conforme competências de atuação.

São necessários recursos de acompanhamento, a fim de registrar a mudança de sítio/local, tanto para facilitar o acesso quanto para cumprir requisitos regulamentares.

REQREQUISITOOBRIGTIPO
RFT5.3.1Manter, para cada documento/processo/dossiê, o histórico das movimentações e transferências de meios de armazenamento ocorridas.ORF
RFT5.3.2Fornecer recurso de acompanhamento para monitorar e registrar informações acerca da localização atual e do deslocamento dos meios de armazenamento de documento/processo/dossiê digital e não digital.ORF
RFT5.3.3A função de acompanhamento de mudança de suporte ou de local tem que registrar metadados (Anexo B) que incluam:
  • identificador do documento atribuído pelo GestãoDoc;
  • localização atual e localizações anteriores (definidas pelo usuário);
  • data e hora do envio/deslocamento;
  • data e hora da recepção no novo local;
  • destinatário;
  • usuário responsável pela mudança de suporte ou de local (sempre que for adequado); e
  • método da mudança de suporte ou de local.
ORF