Alteração, ocultação e exclusão de documentos institucionais
As operações efetuadas com documentos arquivísticos não devem, em regra, ser canceladas e os documentos produzidos ou capturados em um GestãoDoc não devem ser eliminados, exceto nas hipóteses de seleção com essa destinação, ao término do ciclo de vida.
No entanto, os gestores podem necessitar efetuar cancelamento de ações de inclusão, alteração, ocultação e exclusão de documentos quando hajam sido indevidamente efetuadas, como nas hipóteses de inclusão em processos ou dossiês incorretos, equívocos de processamento que demandem retificação ou para cumprir requisitos jurídicos relacionados a sigilo e proteção de dados.
A ação de eliminar pode ter um dos seguintes significados: eliminação definitiva ou retenção, acompanhada de anotação nos metadados arquivísticos, informando que não mais está sob o controle da gestão de documentos arquivísticos.
Conforme explicitado no e-Arq Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2022a):
A capacidade de apagar documentos deve ser, rigorosamente, controlada para proteger a integridade dos documentos arquivísticos. Todas as informações referentes a essa ação têm que ser registradas na trilha de auditoria e elementos indicativos da existência dos documentos arquivísticos apagados devem permanecer nos dossiês afetados.
Caso haja necessidade de publicação ou disponibilização de documentos arquivísticos que possuam informações parcialmente sigilosas ou com restrição de acesso, aos gestores deve ser dada a possibilidade de ocultar a informação que não pode ser divulgada ou acessada, sem afetar o documento arquivístico correspondente. Nesse caso, o GestãoDoc armazenará o documento original e a cópia truncada ou anonimizada.
| REQ | REQUISITO | OBRIG | TIPO |
|---|---|---|---|
| RAD8.4.1 | Permitir o cancelamento da operação em caso de erro do usuário, de acordo com as normas vigentes. Esse cancelamento deve ser registrado nos metadados. | O | RF |
| RAD8.4.2 | Impedir a exclusão (permanente ou lógica) de documentos ou lotes de documentos fora do processo regular de eliminação. O processo regular de eliminação é aquele previsto na política de gestão documental do órgão e acompanhado pela unidade de Gestão Documental e/ou Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD). | O | RF |
| RAD8.4.3 | Em situações excepcionais, o gestor autorizado poderá apagar ou corrigir dossiês/processos, volumes e documentos. Nesse caso, um GestãoDoc deve:
| O | RF |
| RAD8.4.4 | Permitir aos usuários autorizados a retificação dos metadados com motivação em campo específico, com registro também na trilha de auditoria. | O | RF |
| RAD8.4.5 | Permitir a um usuário autorizado fazer uma cópia truncada (anonimizada) de um documento, com o objetivo de não alterar o original. Se o GestãoDoc não fornecer, diretamente, esses recursos, deve permitir que outros pacotes de software os proporcionem. | O | RF |
| RAD8.4.6 | Possibilitar que o usuário, ao elaborar cópia truncada, oculte informação sigilosa contida no documento original, por meio de:
| O | RF |
| RAD8.4.7 | Quando uma cópia truncada é produzida, um GestãoDoc deve registrar essa ação nos metadados do documento e da cópia truncada, incluindo, pelo menos, data, hora, motivo e quem a produziu. | O | RF |
| RAD8.4.8 | Manter referência cruzada à(s) cópia(s) truncada(s) nos mesmos dossiês/processos e documentos em que se encontra o documento original. | O | RF |
| RAD8.4.9 | Armazenar, na trilha de auditoria, qualquer alteração efetuada para satisfazer os requisitos desta seção. | O | RF |