Organização dos documentos institucionais

Os processos, dossiês e documentos institucionais compõem o acervo dos órgãos do Poder Judiciário e refletem as funções e atividades da organização, representadas no Plano de Classificação das áreas meio (administrativa) e fim (judicial).

Os prazos em que essa documentação institucional deve estar nas fases corrente, intermediária e permanente estão registrados nas respectivas [Tabelas de Temporalidade.]{.underline}

Na área meio ou administrativa, devem ser adotados o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração do Poder Judiciário (art. 5º, III, da Resolução CNJ nº 324/2020) e, no mínimo, os prazos da Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração do Poder Judiciário (artigo 20, § 1º, da Resolução CNJ nº 324/2020).

Em relação à área fim ou judicial, devem ser utilizados o Plano de Classificação (Tabelas Processuais Unificadas, aprovadas pela Resolução CNJ nº 46/2007), subdividido em Tabelas de Classes, Assuntos, Movimentos e Documentos e, no mínimo, os prazos da Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder Judiciário (arts. 5º, II, e art. 20, § 2º, da Resolução CNJ nº 324/2020).

ATENÇÃO! A referência utilizada neste Modelo de Requisitos ao termo "CLASSE" corresponde a qualquer das classificações em níveis e subníveis existentes nas estruturas dos Planos, como por exemplo classes e assuntos da área meio, e classes, assuntos, movimentos e documentos da área fim, incluindo seus desdobramentos.

As atividades relacionadas à organização e ao gerenciamento de documentos institucionais sofrem influência direta das fases em que se encontra a documentação em seu ciclo de vida.

Processos, dossiês e documentos em tramitação na fase corrente são geridos pelas unidades produtoras (judiciais ou administrativas). Na fase intermediária, ou seja, quando não mais em tramitação, processos, dossiês e documentos passam a ser geridos pela unidade responsável pela gestão documental para fins de destinação. Isso porque, cessada a fase intermediária, é necessária a seleção da documentação para a sua destinação: eliminação ou guarda permanente.

Além dos Planos de Classificação, é de fundamental importância para as ações relacionadas às etapas da gestão documental que os sistemas informatizados contemplem:

a) Temporalidades e o registro dos termos iniciais e finais das fases diversas; e

b) Funcionalidades que permitam, após cumpridas as temporalidades, a transferência da documentação da etapa corrente para a intermediária e o recolhimento da documentação de guarda longa ou permanente para Repositório Digital Confiável (RDC -- Arq).

A pesquisa e a obtenção de relatórios acerca dos conjuntos que se encontram em cada das fases estão contempladas nos requisitos RPC3.3.13 e RAD6.1.4, com base em metadados de Classe, apresentados no Anexo 2.

Nos itens 3.1 a 3.6 deste capítulo são especificados os requisitos de um GestãoDoc para:

  • Gerenciamento de planos de classificação e de tabelas de temporalidade.

  • Formação, classificação e inclusão de metadados em processos, dossiês e documentos.

  • Gerenciamento de processos, dossiês, documentos e volumes.

  • Manutenção de documentos não digitais e híbridos.