Configuração e administração dos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade
Os requisitos desta seção referem-se às funcionalidades que deverão ser desenvolvidas no sistema para apoiar a configuração dos instrumentos utilizados na classificação e destinação dos documentos e processos/dossiês.
Tais requisitos especificam como gerir os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade das áreas meio e fim dentro de um GestãoDoc, o que deve ser feito por usuários autorizados e em conformidade com as normas de gestão documental aplicáveis no órgão.
| REQ | REQUISITO | OBRIG | TIPO |
|---|---|---|---|
| RPC3.1.1 | Prover funcionalidades para a manutenção dos planos de classificação e tabelas de temporalidade a eles associadas, para documentos e processos/dossiês. | O | RF |
| RPC3.1.2 | Permitir a criação de níveis dos planos de classificação de acordo com as normas e o método de codificação adotado. Para processos judiciais, permitir a criação de níveis de classes, assuntos, movimentos e documentos, de acordo com as definições dos órgãos competentes. | O | RF |
| RPC3.1.3 | Permitir a usuários autorizados o acréscimo de novos níveis na forma do requisito RPC3.1.2. | O | RF |
| RPC3.1.4 | Registrar no respectivo metadado as datas de abertura, reclassificação, movimentação e modificação de uma nova classe ou de um nível das tabelas processuais unificadas ou do plano de classificação. | O | RF |
| RPC3.1.5 | Registrar no respectivo metadado a mudança de nome, de identificador e de código de uma classe ou de um nível específico das tabelas processuais unificadas ou do plano de classificação. | O | RF |
| RPC3.1.6 | Permitir o deslocamento de um nível completo, incluindo seus subordinados, e os documentos ali classificados para outra localização, bem como o desmembramento ou fusão de níveis no plano de classificação ou nas tabelas processuais unificadas. Nesse caso, é necessário registrar o deslocamento nos metadados desses instrumentos. | O | RF |
| RPC3.1.7 | Permitir que o gestor torne inativa e inacessível aos demais usuários, para utilização futura, uma classe ou um nível específico em que não serão mais classificados documentos. | O | RF |
| RPC3.1.8 | Impedir a eliminação de uma classe ou nível de classificação ativa ou inativa. | O | RF |
| RPC3.1.9 | Permitir a associação de metadados à classe ou nível específico dos planos de classificação e restringir a inclusão e alteração desses mesmos metadados somente a usuários autorizados. | O | RF |
| RPC3.1.10 | Permitir a identificação da classe ou nível específico dos planos de classificação por meio de, pelo menos, um código numérico ou alfanumérico e um termo que a identifique, possibilitando a utilização desses identificadores separadamente ou em conjunto. | O | RF |
| RPC3.1.11 | Associar atributos para identificar o nível hierárquico específico para classificação de documentos/processos/dossiês, de modo a impedir classificações genéricas. Em casos excepcionais e por meio de um usuário privilegiado, um documento/processo/dossiê pode ser classificado em nível genérico. | O | RF |
| RPC3.1.12 | Utilizar o termo completo para identificar uma classe ou nível específico dos planos de classificação. Exemplo da Tabela Unificada de Assuntos do Judiciário: Vigilância Sanitária e Epidemiológica - Pública - Direito da Saúde | D | RF |
| RPC3.1.13 | Assegurar que a identificação de cada classe ou nível específico seja única em um plano de classificação. | O | RF |
| RPC3.1.14 | Importar e exportar total ou parcialmente os instrumentos de classificação e temporalidade. | O | RF |
| RPC3.1.15 | Prover funcionalidades de pesquisa e navegação na estrutura do plano de classificação e da tabela de temporalidade para elaboração de relatórios de apoio à gestão desses instrumentos, incluindo a capacidade de gerar relatório:
| O | RF |
| RPC3.1.16 | Permitir a gestão da tabela de temporalidade com as seguintes informações:
| O | RF |
| RPC3.1.17 | Prever, pelo menos, as seguintes situações para destinação e a possibilidade de vinculá-las ao identificador da classe, assunto(s), movimento(s) e documento(s):
| O | RF |
| RPC3.1.18 | Prever a iniciação automática da contagem dos prazos de guarda referenciados nas tabelas de temporalidade a partir de, pelo menos, algum dos seguintes eventos:
| O | RF |
| RPC3.1.19 | Prever que a definição dos prazos de guarda seja expressa por:
| O | RF |
| RPC3.1.20 | Limitar a definição e a manutenção (alteração, inclusão e exclusão) da tabela de temporalidade a usuários autorizados de forma individualizada ou em bloco. | O | RF |
| RPC3.1.21 | Permitir que um usuário autorizado altere o prazo ou destinação prevista em um item da tabela de temporalidade e garantir que a alteração tenha efeito em todos os documentos ou processos/dossiês associados àquele item. Obs: As alterações na tabela de temporalidade nos órgãos do Poder Judiciário só poderão ser feitas após a autorização dessas modificações pelos órgãos responsáveis pela aprovação dos instrumentos. | O | RF |
| RPC3.1.22 | Permitir a automação de fluxos que auxiliem a identificação da temporalidade de processos judiciais. | O | RF |
| RPC3.1.23 | Prover ferramentas que auxiliem a classificação e a seleção de documentos e processos/dossiês conforme as Tabelas de Classificação e Temporalidade dos Processos Judiciais e Administrativos do Poder Judiciário. Obs: A partir das tabelas, as ferramentas devem auxiliar a classificação e a seleção se dá a partir das temporalidades e destinações estabelecidas. | D | RF |
| RPC3.1.24 | Manter o histórico das alterações realizadas nos planos de classificação e tabelas de temporalidade. | O | RF |