Gerenciamento dos processos/dossiês/documentos

Os requisitos desta seção referem-se ao gerenciamento dos documentos institucionais no que diz respeito a:

• controle de abertura e encerramento de processos/dossiês e seus volumes;

• inclusão de novos documentos em processos/dossiês e seus volumes;

• procedimentos de arquivamento e reclassificação de processos/dossiês/documentos.

Entre os requisitos, os relacionados ao arquivamento possuem especial importância no contexto da gestão documental, visto que marcam o início da temporalidade constante das Tabelas para os fins de seleção e destinação.

O arquivamento consiste na "ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação" (ARQUIVO NACIONAL, 2005) e deve ocorrer quando não há mais diligências pendentes por parte do órgão/unidade processante ou de terceiros (art. 19 da Resolução CNJ nº 324/2020).

O arquivamento definitivo de processos judiciais inaugura a temporalidade na fase intermediária, visto que não há registro de temporalidade na fase corrente na Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder Judiciário.

Nesta seção, são também apresentados requisitos aptos a atender a necessidade de estabelecer relações entre documentos, processos ou dossiês, que podem ser de dependência ou de simples referência.

A relação de dependência enseja tramitação no mesmo órgão ou seleção conjunta de processos ou dossiês diversos. Constituem exemplos dessa relação processos judiciais autônomos que se originam de um processo principal como embargos à execução, embargos de terceiro, incidentes processuais etc.

Por sua vez, a relação de referência ocorre entre processos que não ensejam tramitação no mesmo órgão ou destinação comum consoante as regras de gestão documental aplicáveis, de que são exemplo, entre outros, os cumprimentos individuais de sentenças coletivas.

A referência feita a volumes nesta seção diz respeito a processos físicos.