Manutenção de documentos institucionais não digitais e híbridos
O Poder Judiciário possui documentos e processos digitais e não digitais. Esses últimos podem estar registrados em papel ou em outros suportes, tais como registros sonoros, audiovisuais etc.
Os documentos ou processos/dossiês híbridos podem ser: nato-digitais com partes físicas ou documentos e mídias que não podem ser mantidas no GestãoDoc, físicos digitalizados para tramitação eletrônica ou ainda físicos com mídia ou parte digital.
Um GestãoDoc deve registrar os documentos ou processos/dossiês não digitais e digitais, utilizando os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade aplicáveis às áreas meio e fim, além de possibilitar a gestão de documentos ou processos/dossiês híbridos, formados por uma parte digital e uma parte não digital.
| REQ | REQUISITO | OBRIG | TIPO |
|---|---|---|---|
| RPC3.6.1 | Capturar documentos ou processos/dossiês não digitais e gerenciá-los como os digitais. Para conceito de captura, vide capítulo 4 - Captura. | O | RF |
| RPC3.6.2 | Gerenciar os documentos ou processos/dossiês híbridos, associando-os ao mesmo número identificador, atribuído pelo sistema, e título, além de indicar que se trata de um documento institucional híbrido. | O | RF |
| RPC3.6.3 | Permitir que um conjunto específico de metadados seja configurado para os documentos ou processos/dossiês não digitais e incluir informações sobre o local onde se encontram. | O | RF |
| RPC3.6.4 | Possuir mecanismos para acompanhar a movimentação física do documento, processo/dossiê não digital, de forma que se evidencie ao usuário a localização atual. Exemplo: Documentos cuja digitalização seja tecnicamente inviável, processos judiciais físicos etc. | O | RF |
| RPC3.6.5 | Oferecer ao usuário funcionalidades para solicitar vista, carga ou desarquivamento de um documento e/ou processo não digital. | O | RF |
| RPC3.6.6 | Incluir mecanismos de impressão e reconhecimento de códigos de barra para automatizar a introdução de dados e acompanhar as movimentações de documentos ou processos/dossiês não digitais. | D | RF |
| RPC3.6.7 | Assegurar que a recuperação de um documento ou processo/dossiê híbrido permita igualmente a recuperação dos metadados tanto da parte digital como da parte não digital. | O | RF |
| RPC3.6.8 | Sempre que os documentos ou processos/dossiês híbridos estiverem classificados quanto ao grau de sigilo, garantir que o grau de sigilo seja estendido ao todo ou à parte, independentemente do suporte. | O | RF |
| RPC3.6.9 | Registrar na trilha de auditoria todas as alterações efetuadas nos metadados dos documentos ou processos/dossiês não digitais ou híbridos. | O | RF |