Captura

A captura é a inserção de um documento/processo/dossiê no GestãoDoc para tramitação e processamento. A captura poderá dar-se mediante a geração de documento nato-digital ou a incorporação de documento digitalizado ao sistema e inclui as seguintes ações:

a) Produção e Registro

b) Classificação

c) Indexação

d) Atribuição de restrição de acesso

e) Arquivamento

Tradicionalmente, nos sistemas de gestão de processos e documentos em papel, a captura é feita quando o documento é registrado, classificado e identificado.

Em um GestãoDoc, o documento pode ser produzido diretamente no sistema, capturado e registrado automaticamente neste momento ou pode ser produzido fora do sistema e capturado e registrado para tramitação.

A política de gestão de documentos do Poder Judiciário é única para documentos nato-digitais, físicos e híbridos. O GestãoDoc deve capturar todos os documentos produzidos ou recebidos pela instituição no exercício das suas atividades, independentemente do suporte. Após a captura, os documentos serão retidos pelo tempo definido nos instrumentos de gestão documental aprovados.

A captura compreende ainda o preenchimento automático ou manual de metadados (Anexo 2), tais como:

• classificação;

• assuntos (descritores);

• número do documento/processo/dossiê e seu identificador;

• data e hora da produção; e

• nome do autor e do destinatário.

Esses metadados podem ser registrados em vários níveis de detalhe, dependendo das previsões normativas.

Os metadados são essenciais para identificar o documento institucional de modo inequívoco e mostrar sua relação com os outros.

A captura tem como pré-requisito definir:

• Que documentos (produzidos e recebidos) serão capturados pelo sistema de gestão de processos e documentos.

• Quem deve ter acesso a esses documentos e em quais níveis.

• A classificação e previsão de prazos de guarda dos documentos.

As ações relativas à captura do documento no sistema são descritas a seguir:

a) Produção e Registro

As atividades de produção e registro de documentos compreendem o conjunto de operações que visam a propiciar o registro dos documentos produzidos no GestãoDoc e o controle de entrada dos documentos produzidos e recebidos fora do sistema nos órgãos do Poder do Judiciário, assegurando sua localização, tramitação, recuperação e acesso.

O GestãoDoc atribui número e data da entrada ou da produção do documento e registra a classificação atribuída, com base nos instrumentos aprovados na instituição.

b) Registro do processo judicial

O registro é a ação para a formação do processo judicial, quando lhe é atribuído um número identificador e uma descrição informativa.

O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e capturado pelo GestãoDoc, assim como facilitar sua recuperação. Consiste na formalização da captura do documento judicial no GestãoDoc.

Para os processos físicos, empregava-se o termo "autuação", que abrangia as ações de inclusão dos documentos em capa, preenchimento do termo correspondente e numeração de suas folhas, formando os "autos" judiciais ou administrativos.

Os documentos judiciais são os vinculados diretamente ao processo (petição inicial, contestação, sentença, certidão de trânsito em julgado, recurso etc.).

Os processos judiciais receberão a numeração com base no sistema de Numeração Única de Processos, conforme disposições da Resolução CNJ nº 65/2008, que estabeleceu a uniformização do número dos processos nos órgãos do Poder Judiciário.

Além de numerados, os processos serão classificados de acordo com as Tabelas Processuais Unificadas do Poder Judiciário, criadas pela Resolução CNJ nº 46/2007.

c) Produção e registro de documentos e processos administrativos

Consiste na formalização da captura do documento administrativo no GestãoDoc.

A atividade visa à incorporação do documento por meio da produção, assinatura e registro ou da captura dos dados informacionais (o número recebido na origem, o assunto, a data da produção, a data do registro no sistema etc.) dos documentos recebidos, com a finalidade de informar, de forma rápida e precisa, a sua situação e localização.

Os documentos produzidos no âmbito de cada um dos órgãos do Poder Judiciário (pareceres, ofícios, informações etc.) receberão numeração e serão classificados com base no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração do Poder Judiciário, disponível na página do Proname/CNJ. O mesmo se aplica aos documentos de apoio às atividades forenses (pauta de julgamento, requisições, precatórios etc.).

d) Classificação

A classificação arquivística representa o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados, para fins de distribuição, tramitação, acesso, padronização, estatísticas e destinação. Essa classificação é feita a partir dos Planos de Classificação adotados pelo órgão, referidos nos subitens anteriores.

A classificação deve refletir a atividade que gerou o documento e determinar o uso da informação nele contida. Ela também define a organização física dos documentos não digitais, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.

Objetivos da classificação:

• Estabelecer a relação orgânica dos documentos.

• Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo.

• Auxiliar a recuperação de todos os documentos relacionados a uma determinada função ou atividade.

• Possibilitar a avaliação de um grupo de documentos de forma que aqueles associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto.

e) Indexação

A indexação de assuntos envolve duas etapas principais:

• Análise conceitual --- atividade de definição dos assuntos tratados no documento.

• Tradução --- atividade de conversão dos conceitos identificados na análise para uma linguagem de indexação (vocabulário controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classificação).

O principal objetivo da indexação é assegurar a recuperação de qualquer documento em um sistema de informações e pode ser feita de forma manual ou automática.

No caso de documentos administrativos, a indexação ocorre pelo Plano de Classificação e há a possibilidade de uso de outros indexadores, como títulos, cabeçalhos, datas, anexos etc. Em processos judiciais, há indexações pré-definidas e aplicáveis com base nas Tabelas Processuais Unificadas do Poder Judiciário, que têm enorme potencial facilitador de recuperação de documentos, sem prejuízo de outras formas de indexação aplicáveis.

f) Atribuição de restrição de acesso

De forma geral, os documentos dos órgãos do Poder Judiciário são públicos, devendo o acesso a eles ser restringido apenas em casos de segredo de justiça e de aplicação das Leis nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação -- LAI) e nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD).

Os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. No caso dos sigilosos, a legislação vigente estabelece procedimentos específicos para seu tratamento, incluindo a definição de graus de sigilo e demais restrições de acesso a serem atribuídas a cada documento.

Os documentos que dizem respeito à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários à utilidade do processo e ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas estarão sujeitos às restrições de acesso, conforme legislação em vigor.

A atribuição de restrições pode ser feita em qualquer fase da tramitação, com base no esquema de classificação de segurança e sigilo elaborado pelos órgãos do Poder Judiciário e envolve as seguintes etapas:

a) Identificar a ação ou a atividade que o documento registra.

b) Identificar a unidade administrativa ou judicial à qual o documento pertence.

c) Verificar a precaução de segurança e o grau de sigilo.

d) Atribuir o grau de sigilo e as restrições de acesso ao documento.

e) Registrar o grau de sigilo e as restrições de acesso no sistema informatizado de gestão de processos e documentos.

Os requisitos de segurança são apresentados no Capítulo 8.

g) Arquivamento

A operação de arquivamento dos documentos digitais e não digitais são distintas, porque nesses o arquivamento é ao mesmo tempo uma operação intelectual e física, como, por exemplo, arquivar um relatório na pasta física correspondente na unidade produtora e o registro relacionado que permita sua recuperação no metadado apropriado.

No documento digital, por sua vez, a operação de arquivar significa que o GestãoDoc enviará o(s) arquivo(s) a um dispositivo de armazenamento ou a um Repositório Arquivístico Digital confiável (RDC-Arq), após validação da destinação prevista pela área responsável pela gestão documental, e registrará, em metadados, elementos obrigatórios previamente determinados (operação lógica).

Para mais informações sobre arquivamento de documentos, consulte o capítulo 3.3 deste Modelo e o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário.