Estrutura dos procedimentos de gestão

A gestão de documentos digitais prevê o estabelecimento de três domínios dentro do ambiente informatizado:

  • Espaço individual --- Designado a cada usuário autorizado.

  • Espaço do grupo --- Designado a cada grupo de trabalho, equipe, comitê etc.

  • Espaço geral --- Ambiente no qual o documento não pode mais ser alterado e onde ocorre sua publicidade.

Nos sistemas informatizados de gestão de documentos são necessárias algumas definições sobre os espaços, conforme e-Arq Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2022a):

• os espaços em que os documentos podem ser produzidos, recebidos, alterados, capturados (registrados, classificados, indexados e arquivados ou encaminhados), armazenados e eliminados;
• o espaço em que os metadados serão incluídos;
• os direitos de acesso a cada espaço e a maneira como os documentos tramitarão dentro e fora do órgão ou entidade.

Uma vez capturados no espaço geral, os documentos e seus metadados devem ser mantidos em versão definitiva e protegidos contra alterações deliberadas ou acidentais, em relação ao seu conteúdo, contexto e forma ao longo de todo o seu ciclo de vida.

REQREQUISITOOBRIGTIPO
RCA4.6.1Assegurar que as ações desempenhadas dentro do sistema GestãoDoc possam ser executadas dentro dos três espaços de domínio: individual, grupo e geral.ORF
RCA4.6.2Operacionalizar as regras estabelecidas pelo sistema de gestão de processos e documentos nos três espaços.ORF
RCA4.6.3Impedir que o conteúdo de um documento seja alterado por usuários, gestores e administradores, exceto nos casos em que a alteração fizer parte do processo documental, conforme tratado na seção 8.4- Alteração, ocultação e exclusão de documentos institucionais.ORF
RCA4.6.4Emitir um aviso, ao se tentar capturar um documento cujos dados estruturados estejam incompletos, e impedir a captura quando estiverem inconsistentes.ORF
RCA4.6.5Implementar controles para assegurar a autenticidade dos documentos capturados.ORF