Avaliação: Temporalidade e destinação

Os requisitos deste capítulo referem-se a funcionalidades que servem para apoiar os procedimentos de avaliação, seleção e destinação dos documentos gerenciados pelo GestãoDoc.

Os valores dos documentos, observados durante a avaliação, definem a necessidade de sua guarda e preservação por diferentes períodos, bem como a destinação de cada um: eliminação ou guarda permanente.

Prazos de guarda e destinação são comumente registrados em tabelas de temporalidade. No Poder Judiciário, adotam-se a Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder Judiciário e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração do Poder Judiciário.

Além delas, alguns critérios definidores de prazos e destinação, resultantes da avaliação, estão registradas em outros instrumentos que compõem o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) e as políticas locais.

O GestãoDoc deve adotar e aplicar os prazos e destinação definidos durante a avaliação, a fim de permitir a seleção facilitada dos documentos e processos/dossiês geridos.

Para cumprir a destinação, um documento deve ser exportado do GestãoDoc. Além disso, um GestãoDoc pode exportar documentos para outro sistema por outras razões, como cumprimento de trâmite e migração.

Este capítulo estabelece requisitos para a implementação da avaliação e para a exportação e eliminação de documentos de um GestãoDoc.

a) Avaliação, temporalidade e destinação

A avaliação é uma atividade vital em um programa de gestão de documentos, pois permite racionalizar o acúmulo dos documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição dos arquivos permanentes (vide teoria das três idades).

A avaliação é o processo de análise dos documentos e visa a estabelecer os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores primário e secundário que lhes são atribuídos. Uma vez avaliados, a seleção dos documentos permite a separação dos permanentes daqueles passíveis de eliminação.

Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessário para o trâmite, manutenção e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando a atender as necessidades jurídicas e administrativas que levaram à sua produção. Os prazos de guarda e as ações de destinação são formalizados em instrumentos de temporalidade e destinação.

O Poder Judiciário adota duas Tabelas de Temporalidade, uma para os processos judiciais (atividade-fim) e outra para os documentos da administração (atividades-meio), conforme mencionado acima.

Para os processos judiciais, adotam-se prazos de guarda e destinação em algumas classes, nos assuntos processuais, em alguns movimentos, e ainda em alguns documentos, os quais compõem as Tabelas Processuais Unificadas utilizadas em todo o Poder Judiciário.

A aplicação requer a observância de critérios apresentados em fluxogramas que apoiam a identificação da temporalidade, constantes do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário. Em outras palavras, a temporalidade de classes, assuntos, movimentos e documentos não é aplicada diretamente, mas mediante critérios a serem contemplados no GestãoDoc.

Em muitos casos, a temporalidade e a destinação previstas podem ser constatadas no momento da captura e do registro dos documentos no GestãoDoc. Essa informação deve ser registrada em um metadado associado ao documento.

Após a tramitação e transcorridos os prazos de guarda, o sistema também deve ter capacidade de identificar aqueles que já cumpriram sua temporalidade para que se implemente a destinação prevista, com possibilidade de alteração, uma vez que documento eliminável ainda pode ser considerado de valor permanente.

As determinações sobre a destinação devem ser aplicadas aos documentos de forma sistemática no curso rotineiro das atividades do órgão. Essas mesmas determinações não poderão ser implementadas nos processos em tramitação, nos documentos que estejam com pendências, sob litígio ou investigação.

O sistema de gestão de documentos deve prever as seguintes ações:

• Retenção dos documentos, por determinado período, em arquivo corrente e intermediário do órgão.

• Transferência.

• Recolhimento à unidade de arquivo permanente ou ao Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq).

• Eliminação física e eliminação lógica.

b) Transferência

Transferência é a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, para aguardar o cumprimento dos prazos a fim de que se possa fazer a seleção e a destinação final.

c) Recolhimento

Recolhimento é a passagem dos documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente, sob a guarda da unidade de arquivo do órgão.

No âmbito do Poder Judiciário, o recolhimento deve ser feito a um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), conforme estabelece o art. 34 da Resolução CNJ n. 324/2020.

Os procedimentos de recolhimento de arquivos digitais para a unidade de arquivo do órgão, que implicam a transposição desses documentos de um GestãoDoc para outro sistema, deverão adotar algumas providências elencadas no e-Arq Brasil(CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2022a), em relação a:

• compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as normas previstas pela instituição arquivística recebedora;

• documentação técnica necessária para interpretar o documento digital (processamento e estrutura dos dados);

• instrumento descritivo que inclua os metadados atribuídos aos documentos digitais e informações que possibilitem a presunção de autenticidade dos documentos recolhidos à instituição rquivística;

• informações sobre as migrações realizadas no órgão produtor.

d) Eliminação

Eliminar significa destruir os documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente.

A eliminação deve ser precedida da elaboração de listagem de eliminação e da publicação de edital de ciência de eliminação, que visam a garantir o controle e a publicidade acerca da destruição de documentos públicos.

A eliminação deverá sempre ser autorizada pela Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), com base na política de gestão documental do órgão.

A eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de informações contidas nos documentos eliminados. Todas as cópias, inclusive aquelas de segurança e de preservação, independentemente do suporte, deverão ser destruídas.