Eliminação
A eliminação de documentos arquivísticos deve ser realizada de acordo com o previsto nas tabelas de temporalidade das áreas meio e fim e na política de gestão documental do órgão, após a avaliação e seleção dos documentos.
As ações para eliminação de documentos arquivísticos em um GestãoDoc devem ser executadas de forma controlada, fazendo-se registro nos metadados e na trilha de auditoria, com verificação dos documentos relacionados.
Estes requisitos referem-se a funcionalidades que apoiam o responsável pela execução da eliminação dos documentos.
| REQ | REQUISITO | OBRIG | TIPO |
|---|---|---|---|
| RAD6.3.1 | Restringir a função de eliminação de documentos ou processos/dossiês a usuários autorizados. | O | RF |
| RAD6.3.2 | Impedir a eliminação de um documento ou dossiê/processo ou de qualquer parte de seu conteúdo, a não ser quando estiver de acordo com a tabela de temporalidade. A eliminação será devidamente registrada em trilha de auditoria. | O | RF |
| RAD6.3.3 | Avisar o usuário autorizado quando um documento ou processo/dossiê, em fase de eliminação, for dependente/relacionado a outro. O procedimento deve ser suspenso até que seja tomada uma das medidas abaixo:
| O | RF |
| RAD6.3.4 | Permitir a eliminação de documentos ou processos/dossiês de forma irreversível a fim de que não possam ser restaurados por meio da utilização normal do GestãoDoc seja por meio de rotinas auxiliares do sistema operacional seja por aplicações especiais de recuperação de dados. | O | RF |
| RAD6.3.5 | Quando um documento tem várias referências armazenadas no sistema, garantir que todas essas referências sejam verificadas antes de eliminar o arquivo digital. Esse requisito deve ser considerado quando um GestãoDoc relacionar um documento digital a mais de um processo ou dossiê, sem a duplicação física do arquivo digital. | O | RF |
| RAD6.3.6 | Produzir relatório detalhado de qualquer falha que ocorra durante uma eliminação. O relatório tem que identificar os documentos cuja eliminação não tenha sido bem sucedida. | O | RF |
| RAD6.3.7 | Quando eliminar documentos e processos/dossiês híbridos, exigir do usuário autorizado a confirmação de que a parte na forma não digital seja também eliminada antes de confirmar a destinação da parte digital. | O | RF |
| RAD6.3.8 | Gerar relatório com os documentos e processos/dossiês:
| O | RF |
| RAD6.3.9 | Manter metadados relativos a documentos e processos/dossiês eliminados. O gestor deve indicar o subconjunto de metadados que deverá ser mantido. | O | RF |
| RAD6.3.10 | Controlar editais de eliminação e respectivas listagens, com contagem de prazos e metadados mínimos:
| O | RF |