Aplicação dos instrumentos de temporalidade e destinação

Estes requisitos referem-se à aplicação da tabela de temporalidade, ou seja, aos procedimentos de controle e verificação dos prazos e da destinação previstos, que devem ser realizados antes de se proceder às ações de destinação propriamente ditas.

REQREQUISITOOBRIGTIPO
RAD6.1.1Fornecer recursos integrados à tabela de temporalidade para implementar as ações de destinação.ORF
RAD6.1.2Para cada processo/dossiê ou documento avulso, acompanhar automaticamente os prazos de guarda determinados para a classe, assuntos, movimentos ou documentos a ele relacionados.ORF
RAD6.1.3Prover funcionalidades para informar ao usuário autorizado sobre os documentos ou processos/dossiês que já cumpriram ou estão para cumprir o prazo de guarda previsto.ORF
RAD6.1.4Prover funcionalidades para gerenciar o processo de destinação, que tem de ser iniciado por usuário autorizado e cumprir os seguintes passos:
  • identificar automaticamente os documentos ou processos/dossiês que atingiram os prazos de guarda previstos;
  • informar o usuário autorizado sobre todos os documentos ou processos/dossiês que foram identificados no passo anterior, permitindo a geração de relatórios e listas que subsidiam editais de eliminação, exportáveis em formato aberto, que possibilitem publicação;
  • possibilitar a alteração do prazo ou destinação previstos para aqueles documentos ou processos/dossiês, caso necessário;
  • proceder à ação de destinação quando confirmada pelo usuário autorizado.
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RAD6.1.5Pedir confirmação antes de realizar as ações de destinação.ORF
RAD6.1.6Prever, em determinados casos, dispositivo de D aviso antes do início de uma ação de destinação.
Por exemplo, emitir aviso ao gestor, caso um documento arquivístico possua restrição de acesso.		ORF
RAD6.1.7Restringir as funcionalidades de destinação a usuários autorizados da unidade de gestão documental.ORF
RAD6.1.8Adotar automaticamente a temporalidade e a destinação vigente em nova classe, assunto, movimento ou documento quando reclassificado por usuário autorizado.ORF
RAD6.1.9Impedir a eliminação de documentos/processos/dossiês definidos como de guarda permanente pela política de gestão documental.ORF
RAD6.1.10Adotar o prazo mais abrangente quando um documento/processo/dossiê - não previamente definido pela política de gestão documental como de guarda permanente - for dependente de outro(s) e os prazos de guarda forem diversos.
Sendo o caso de referência entre documentos/processos/dossiês, deverá ser observada a temporalidade própria de cada um.		ORF