Introdução

O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Documentos e Processos do Poder Judiciário (MoReq-Jus) estabelece critérios a serem cumpridos na captura, na produção, na classificação, na tramitação, na guarda, na avaliação, na seleção, no armazenamento, na indexação, na preservação, no arquivamento e no recebimento, pelos sistemas de gestão de processos e documentos digitais, não digitais ou híbridos, a fim de garantir a sua confiabilidade, autenticidade e acesso.

O MoReq-Jus estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão de Processos e Documentos (GestãoDoc), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e implantado.

Um GestãoDoc deve ser capaz de gerenciar documentos e processos digitais, não digitais e híbridos.

Para os documentos não digitais, o sistema registra as referências a esses documentos e as operações de produção, de tramitação, de guarda, de armazenamento, de preservação, de arquivamento e de recebimento, podendo conter versões digitais desses documentos físicos. No caso dos sistemas de documentos digitais, esses registram também os documentos e as operações mencionadas.

Os sistemas de gerenciamento de documentos, já existentes para o controle dos documentos físicos, tiveram um incremento com a produção de documentos digitais. Esses sistemas devem incorporar requisitos arquivísticos para assegurar que os documentos possam manter-se autênticos e confiáveis.

A gestão de documentos não é questão afeta apenas às unidades de Arquivo, de Gestão Documental ou às Comissões Permanentes de Avaliação Documental, pois visa a garantir a produção, a guarda e o acesso aos documentos durante o todo o seu ciclo de vida. Portanto, envolve os diversos atores e unidades da instituição e precisa também atender as demandas dos cidadãos, que são o destinatário dos serviços judiciais.

Dessa forma, resulta evidente que os sistemas informatizados de documentos administrativos e judiciais são também sistemas de gestão de documentos. Referida gestão permeia todas as etapas de um processo desde o protocolo, distribuição, classificação, uso, tramitação, baixa, arquivamento até a destinação final com a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente.

Para melhor compreensão desse Modelo de Requisitos, alguns conceitos são relacionados a seguir e outros devem ser conferidos no Glossário.

a) Sistema de Informação Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades do Poder Judiciário brasileiro.

b) Gestão de Documentos Conjunto de procedimentos e operações técnicas, que engloba a produção de documentos, a tramitação, a utilização, a avaliação e o arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, conforme artigo 3º da Lei nº 8.159/91 e artigo 2º, inciso I, da Resolução CNJ nº 324/2020.

c) Sistema Informatizado de Gestão de Processos e Documentos (GestãoDoc) Sistema desenvolvido para produzir, gerenciar a tramitação, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos em ambiente eletrônico. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados — adquiridos ou desenvolvidos — ou uma combinação desses. Envolve um conjunto de procedimentos e operações técnicas característicos do sistema de gestão de processos e documentos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos — documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo.

Um GestãoDoc inclui diversas operações, tais quais, produção do documento, controle de sua tramitação, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos digitais e não digitais confiáveis, íntegros e autênticos.

No caso dos documentos digitais, um GestãoDoc deve ser empregado por todos os órgãos do Poder Judiciário.

A partir dessas premissas, podemos fazer as seguintes considerações:

• Um sistema de informação pode abarcar todas as fontes de informação existentes nos órgãos do Poder Judiciário, incluindo, principalmente, os sistemas de gestão de processos judiciais, administrativos e de documentos;

• O GestãoDoc mantém a organicidade dos documentos e sua inter-relação com as atividades da instituição;

• A concepção de um GestãoDoc por ser um sistema de gestão de processos e documentos, tem que ocorrer concomitantemente com a adoção de uma política de gestão de documentos;

• O ciclo de vida dos documentos refere-se às sucessivas etapas pelas quais passam: produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação (guarda permanente ou eliminação).

Requisitos arquivísticos que caracterizam um GestãoDoc:

• Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos institucionais e de todos os componentes digitais do documento institucional como uma unidade complexa;

• Gestão dos documentos desde a sua produção, classificando-os para manutenção da relação orgânica entre eles;

• Implementação de metadados associados aos documentos para descrever o contexto em que se inserem (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico);

• Integração da gestão de documentos físicos e digitais no mesmo sistema; Armazenamento seguro para garantir a integridade dos documentos;

• Avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente, de acordo com os atos normativos do Conselho Nacional de Justiça e do órgão;

• Aplicação de critérios de classificação e guarda;

• Exportação dos documentos para fins de transferência e recolhimento; Manutenção da cadeia de custódia para garantir a autenticidade dos registros;

• Instrumentos para apoio à preservação dos documentos.

Diversos pressupostos à implementação de um GestãoDoc, especialmente de requisitos não funcionais, adiante explicitados, constam como critérios a serem observados nos desenvolvimentos dos sistemas eletrônicos da área fim no âmbito da Plataforma Digital do Poder Judiciário Brasileiro – PDPJ-Br, instituída pela Resolução CNJ nº 335/2020, que aponta para construção de soluções que abranjam conceitos de interoperabilidade, acessibilidade, usabilidade, segurança de informação, otimização de fluxos de trabalho, automação de atividades, adequação à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), entre outros.

O desenvolvimento colaborativo e compartilhado, também incluído na referida Resolução CNJ nº 335/2020, permitirá que as soluções que vierem a ser elaboradas por aplicações, módulos, microsserviços e sistemas promovam a necessária e desejável associação entre os requisitos funcionais e os não funcionais, mais diretamente relacionados às ações de gestão documental, aproximando as políticas para a governança e gestão do processo judicial eletrônico e a instituída para a gestão documental pelo Proname, que são, em verdade, relacionadas de forma necessária e direta.

Importante destacar que não é vedado o emprego de soluções e ferramentas externas aos sistemas informatizados de gestão de processos e documentos adotados pelos órgãos do Poder Judiciário para apoio no cumprimento dos requisitos do Modelo.

Atualmente, a Preservação Digital constitui uma preocupação crescente dos profissionais ligados à gestão da informação. Para o Poder Judiciário, em razão do valor probatório da informação, é preciso, cada vez mais, garantir o acesso continuado aos acervos digitais em condições que assegurem a sua localização, preservação, legibilidade, usabilidade, confiabilidade e autenticidade a médio e longo prazos.

Nesse contexto, o MoReq-Jus constitui importante ponto de partida para o desenvolvimento e a implementação do RDC-Arq (Repositório Arquivístico Digital Confiável), “desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo”, conforme artigo 34 da Resolução CNJ n.º 324/2020.

De fato, o atendimento dos requisitos do MoReq-Jus possibilitará a transferência e o recolhimento da documentação dos sistemas informatizados para o RDC-Arq e consequentemente a sua preservação com a aplicação do modelo OAIS (“Open Archival Information System”), que constitui referência para preservação digital.

A transformação digital é uma revolução sem precedentes, que está sendo promovida pelas tecnologias digitais nas estratégias, nos sistemas de trabalho e nas interações da sociedade, dos governos e das organizações A redução de custos e o aumento da eficiência em decorrência da informação em suportes digitais são evidentes. A importância dos meios e técnicas digitais de codificação, de armazenamento e de transporte da informação é amplamente reconhecida. Contudo, não são elucidados a contento os perigos associados ao caráter efêmero dessa informação e as dificuldades para a sua preservação.

A preservação da informação impressa é concentrada na preservação do papel, uma vez que nele estão o texto, a estrutura e de certa forma também o contexto do documento.

Em meio digital, a preservação digital compreende a preservação física e lógica dos documentos.

A preservação física está focalizada no suporte material utilizado para o armazenamento do conteúdo, sejam eles magnéticos, ópticos ou quaisquer outros existentes ou que venham a ser desenvolvidos.

A preservação lógica procura na tecnologia formatos atualizados para a introdução dos dados (material audiovisual, correio eletrônico etc.) e novas aplicações de hardware e software, que mantenham em atividade os seus bits para conservar a sua capacidade de leitura.

Desse modo, a busca por estratégias de preservação digital requer não apenas procedimentos de manutenção e recuperação de dados, no caso de perdas acidentais, para resguardar a mídia e seu conteúdo, mas também estratégias e procedimentos para manter sua acessibilidade e autenticidade ao longo do tempo, o que requer a aplicação de padrões de metadados e documentação.

A longo prazo, o fracasso na preservação dos documentos digitais acarretará a perda irreversível do registro, da prova, do testemunho, da memória. Assim, a questão da preservação tem repercussão em questões legais, comerciais e organizacionais, podendo ter um impacto negativo na memória coletiva, pública e privada da sociedade.

Com a produção de documentos e processos em meio exclusivamente digital em grande parte dos órgãos do Poder Judiciário, torna-se premente a instituição de política de Preservação Digital com a definição de estratégias que garantam a preservação, a regulamentação de questões associadas ao valor probatório, a uniformização de procedimentos normativamente e a definição de parâmetros para a certificação de qualidade.

De outra parte, em caso de suspensão ou extinção de um GestãoDoc, devem ser preservados os dados e metadados, garantindo-se os direitos de acesso à informação e expedição de certidão. Ademais, o acesso ao sistema deve permanecer apenas para consulta e não inclusão de novos documentos, ao passo que aqueles já inseridos deverão ser submetidos a classificação, avaliação e destinação de acordo com normas do Proname ou transferidos para outros sistemas em que as atividades de gestão documental serão realizadas. Esse processo de suspensão ou extinção deve ser documentado, incluindo planos de conversão ou mapeamento dos dados, pois essas informações serão necessárias à verificação de autenticidade, integridade e manutenção da acessibilidade dos documentos contidos no sistema suspenso ou extinto.