Designação de responsabilidades

A designação de responsabilidades é um dos fatores que garante o êxito da gestão de processos e documentos. Nesse sentido, as autoridades responsáveis terão o dever de assegurar o cumprimento das normas e dos procedimentos previstos na política de gestão.

As responsabilidades devem ser distribuídas a todos os colaboradores de acordo com a função e a hierarquia de cada um. Ademais, devem abranger as seguintes categorias:

a) Presidentes de Tribunais, Corregedores, Diretores de foro e juízes assessores ou auxiliares da alta administração dos órgãos do Poder Judiciário: responsáveis pela viabilidade da política e normas aplicáveis, a quem caberá apoiar integralmente a implantação dos requisitos estabelecidos neste documento, alocando recursos humanos, materiais e financeiros e promovendo o envolvimento de todos na política de gestão de processos e documentos;

b) Gestores de unidades organizacionais ou grupos de trabalho: responsáveis por garantir que os membros de sua equipe produzam e mantenham documentos, de acordo com os critérios previstos para a produção e tramitação de documentos;

c) Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD): responsáveis por propor, acompanhar e orientar a aplicação dos instrumentos de gestão documental, além de outras atribuições previstas no art. 11 da Resolução CNJ nº 324/2020 e nos normativos de cada órgão;

d) Gestores das unidades de Gestão Documental e Arquivos: responsáveis por gerenciar o sistema GestãoDoc, em tarefas como as de configuração e atribuição de perfis. No MoReq-Jus, são tratados como "gestor". As unidades também são responsáveis pela implantação da política de gestão documental e pela avaliação e controle dos trabalhos executados no âmbito de suas instituições;

e) Arquivistas: responsáveis pela proposição de estudos e projetos de gestão de documentos, elaboração de instrumentos de gestão documental e acesso, bem como pela disseminação das técnicas e funções arquivísticas e a preservação do acervo de guarda permanente;

f) Administradores dos sistemas de informação e de tecnologia da informação: responsáveis pelo projeto, desenvolvimento e manutenção da infraestrutura em que o GestãoDoc, os documentos digitais e não digitais são mantidos. No MoReq-Jus, são tratados como "administrador"; e

g) Usuários: responsáveis, em todos os níveis, pela produção, tramitação e uso dos documentos institucionais em suas atividades rotineiras.