Princípios e diretrizes para a Política de Gestão Documental

De acordo com o art. 15 da Resolução CNJ nº 324/2020, a política de gestão documental dos órgãos do Poder Judiciário deve estar baseada nos princípios da legalidade, transparência, proteção de dados, eficiência e na segurança da informação.

A política de Gestão Documental deve atender também as seguintes diretrizes:

• Contemplar o ciclo de vida dos documentos;

• Garantir o acesso aos documentos;

• Manter os documentos em ambiente seguro;

• Proteger os dados pessoais;

• Reter os documentos somente pelo período estabelecido nos instrumentos de classificação, temporalidade e destinação;

• Implementar estratégias de preservação dos documentos desde sua produção e pelo tempo que for necessário; e

• Garantir as características do documento institucional: relação orgânica, unicidade, confiabilidade, integridade, autenticidade, não-repúdio, tempestividade e confidencialidade.

A cada uma das mencionadas qualidades do documento institucional, corresponde novo conjunto de diretrizes a ser cumprido pela política de gestão, conforme especificação a seguir:

• Relação orgânica --- O documento arquivístico, físico ou digital, caracteriza-se pela relação orgânica, ou seja, pelas relações que mantém com os demais documentos do órgão ou entidade e que refletem suas funções e atividades. Os documentos arquivísticos não são coletados artificialmente, mas estão ligados uns aos outros por um elo que se materializa por meio do registro ou do plano de classificação ou do arquivamento, que os contextualiza no conjunto ao qual pertencem. Os documentos arquivísticos apresentam um conjunto de relações que devem ser mantidas;

• Unicidade --- O documento é único no conjunto documental ao qual pertence; podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo é sempre único. A fim de evitar duplicação dos documentos, o GestãoDoc deve prever a identificação de cada documento individualmente, sem perder de vista o conjunto de relações que o envolve, utilizando referências lógicas para essa individualização dos documentos digitais;

• Confiabilidade --- O documento confiável é aquele dotado de todos os elementos exigidos pela organização e pelo sistema jurídico-administrativo a que pertence, de forma a produzir consequências no mundo administrativo e jurídico. Além disso, é criado por usuário autorizado e todos os procedimentos de criação foram controlados pelo GestãoDoc. Assim, pode-se garantir a autoria do documento e que este não foi alterado. Os documentos digitais deverão ser assinados eletronicamente, conforme legislação vigente;

• Integridade --- O documento institucional deve ter a garantia de que se encontra completo e que não sofreu nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada. O programa de gestão documental deve definir estratégias de armazenamento e preservação e regras para a transmissão dos documentos;

• Autenticidade --- O documento institucional autêntico é aquele que é o que diz ser, independentemente de se tratar de original ou cópia. O documento autêntico deve ter a garantia de sua autoria, apresentar o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção e ser transmitido e preservado sem adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção. O programa de gestão documental deve implementar políticas e procedimentos que controlem a transmissão, a manutenção, a avaliação, a destinação e a preservação dos documentos, impedindo-os de sofrerem qualquer alteração, exclusão ou ocultação indevidas;

• Não repúdio --- O documento institucional deve ter garantida a sua autoria, evitando-se que haja qualquer dúvida quanto ao produtor do documento. O programa de gestão documental deve garantir a identificação do autor do documento, que deverá ser realizada por meio de identificação única e inequívoca do autor;

• Tempestividade --- O documento institucional deve ter garantida a hora legal do momento de sua produção, alteração e registros dos eventos de sua tramitação, para assegurar a tempestividade. O programa de gestão documental deve possuir um mecanismo de protocolo para os documentos. No caso do documento digital, deverá ser prevista a utilização de uma Autoridade de Tempo com data e hora sincronizada com o Observatório Nacional e periódica auditagem por ele, conforme legislação vigente;

• Confidencialidade --- O documento institucional só poderá ser acessado e manipulado por pessoas ou unidades previamente autorizadas. O programa de gestão documental deve garantir que os dados não estarão disponíveis nem serão divulgados a indivíduos, entidades ou processos sem autorização, de acordo com a legislação vigente referente ao segredo de justiça e à classificação da informação sigilosa.