Política de gestão documental

Para a coordenação e a normatização das políticas de Gestão Documental, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ), a quem compete o controle administrativo do Poder Judiciário, instituiu o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname).

O Proname provê os órgãos do Poder Judiciário com diretrizes e normas de Gestão Documental em conformidade com a legislação vigente.

Os princípios, diretrizes e normas de Gestão Documental estão elencados na Resolução CNJ nº 324/2020, cujo artigo 2º, inciso I conceitua a Gestão Documental como o "conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas atividades, inclusive administrativas, independentemente do suporte de registro da informação". O artigo 15, parágrafo único, da mencionada Resolução complementa o conceito ao referir-se à destinação final da documentação, "seja a preservação por meio de guarda permanente, seja a eliminação depois de sua avaliação" se não houver valor secundário.

As especificações dos princípios, diretrizes e normas elencados na Resolução CNJ nº 324/2020 constam do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário que é um dos instrumentos do Proname, previsto no artigo 5º, inciso VIII. O Manual descreve os principais elementos que estruturam o funcionamento de um programa de Gestão Documental e se constitui em material de consulta e de orientação para o planejamento, implementação e execução do tema nos diversos órgãos do Poder Judiciário.

A Resolução CNJ nº 469/22, por sua vez, estabelece diretrizes e normas sobre a digitalização de documentos judiciais e administrativos e de gestão de documentos digitalizados do Poder Judiciário, as quais são especificadas no Manual de Digitalização de Documentos do Poder Judiciário.

Além disso, a política de Gestão de Documentos deve ser formulada com base na análise do perfil institucional, isto é, seu contexto jurídico-administrativo, estrutura organizacional, missão, competências, funções e atividades, de forma que os documentos produzidos e seu tratamento sejam os mais adequados, completos e necessários.

Essa política deverá definir um conjunto de procedimentos e operações técnicas que compreendem a gestão de documentos na instituição, que deverá observar as seguintes características:

  • Promover a instituição de Comissões Permanentes de Avaliação Documental (CPADs) responsáveis pela avaliação dos documentos, que deve ser integrada também por um servidor da unidade de tecnologia da informação (artigo 12, inciso III, da Resolução CNJ n.º 324/2020).

  • As unidades de Gestão Documental devem atuar como responsáveis pela seleção e destinação documental, tratamento técnico do acervo arquivístico da instituição e pelo acesso aos documentos sob sua guarda, entre outras atribuições.

  • Prever a existência de instrumentos de classificação, destinação e temporalidade.

  • Estabelecer que a guarda do documento, independentemente do suporte (papel ou digital), deve garantir sua autoria, integridade e tempestividade.

As dúvidas relacionadas às questões de Gestão Documental, tratadas ou não no Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário acima referido, no Manual de Digitalização de Documentos do Poder Judiciário e neste Modelo devem ser encaminhadas ao Comitê do Proname pelo e-mail proname@cnj.jus.br.