Instrumentos de Gestão Documental

O artigo 5º da Resolução CNJ nº 324/2020 elenca os instrumentos do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), conforme a seguir:

I. os sistemas informatizados de gestão de documentos e processos administrativos e judiciais, bem como os metadados desses sistemas, essenciais à identificação do documento institucional de modo inequívoco em sua relação com os outros documentos. Os sistemas precisam proporcionar as ferramentas para a gestão e preservação adequadas dos processos nos suportes físico e digital e devem, para tanto, adotar os requisitos indicados neste Modelo;

II. o Plano de Classificação (Tabelas Processuais Unificadas) e a Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder Judiciário;

III. o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração do Poder Judiciário;

IV. a Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos;

V. a Listagem de Verificação para Eliminação de Autos Findos;

VI. o Fluxograma de Avaliação, Seleção e Destinação de Autos Findos;

VII. o Plano para Amostra Estatística Representativa;

VIII. o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário;

IX. o Manual de Gestão de Memória do Poder Judiciário;

X. o Manual de Digitalização de Documentos do Poder Judiciário; e

XI. a Listagem de Verificação para Seleção e Eliminação antecipadas de autos digitalizados.

Esses instrumentos compõem ferramentas de aplicação das diretrizes, princípios e normas de Gestão Documental e de Memória e devem ser adotados pelos órgãos do Poder Judiciário, nos termos do artigo 41 da Resolução CNJ 324/2020.

Depois de implementados os instrumentos de Gestão Documental, cabe aos referidos órgãos o monitoramento da sua aplicação efetiva, sistemático e integrado às rotinas de implantações internas e auditorias.