Gestão Documental no Poder Judiciário

Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades do Poder Judiciário, independentemente do suporte em que se apresentam, registram suas funções, procedimentos, ações, decisões e políticas.

O processo de informatização dos órgãos do Poder Judiciário teve início na década de 1980.

Os sistemas de gerenciamento passaram a ser utilizados para os documentos não digitais e digitais.

Os documentos digitais e as alterações na legislação processual trouxeram várias vantagens na produção, na transmissão, no armazenamento e no acesso aos documentos. Contudo, provocaram novos desafios, como a necessidade de proteção contra invasões e intervenções não autorizadas, de forma a evitar adulterações ou perda dos documentos, preservação a longo prazo e acesso.

As mudanças, aceleradas com a aprovação da Lei nº 11.419/2006, que dispôs sobre a informatização do processo judicial e instituiu critérios à sua tramitação, acarretaram transformação lógica e conceitual e resultaram na necessidade de instituição de políticas próprias e adequadas para a tramitação com segurança e para a preservação de documentos institucionais.

Para conferir essa capacidade, os documentos precisam ser confiáveis, autênticos, acessíveis, compreensíveis e preserváveis, o que só é possível com a implantação de um sistema de gestão de documentos baseado em uma política de Gestão Documental.

O MoReq-Jus considera as diretrizes e normas do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), trazendo requisitos para o desenvolvimento de sistemas informatizados em conformidade com o que estabelece a Resolução CNJ nº 324/2020 e as Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) indicadas no capítulo 1.5.3 acima.

As operações técnicas cujos requisitos estão relacionados no MoReq-Jus destinam-se à gestão dos documentos em todas as fases de seu ciclo de vida, visando ao acesso, à segurança, à proteção e à preservação dos dados, além da eficácia administrativa com relação à recuperação da informação disponível, à tomada de decisões e ao cumprimento da missão institucional do Poder Judiciário.