Em geral é uma numeração seriada correspondente a uma espécie documental, tal como ofícios, avisos, portarias, ordens de serviço e outros.

Pode ser acrescido da data de produção e da sigla do órgão produtor.

Deve, preferencialmente, ser gerado de forma automática pelo GestãoDoc.

As instituições devem seguir normas específicas em seu âmbito de atuação ou esfera de competência para geração desse número.

As instituições devem seguir normas específicas em seu âmbito de atuação ou esfera de competência.

No âmbito do processo judicial observar a Resolução CNJ nº 65/2008, que dispõe sobre a uniformização do número dos processos nos órgãos do Poder Judiciário e dá outras providências.

Deve, preferencialmente, ser gerado automaticamente pelo GestãoDoc.

Indicação do grau de formalização do documento:

minuta - versão preliminar do documento;

original – primeiro documento completo e efetivo;

cópia – resultado da reprodução do documento; representante digital, no caso da reprodução de documento físico.

Elemento de descrição que nomeia o documento ou processo/dossiê. Pode ser formal ou atribuído:

formal - designação registrada no documento;

atribuído - designação providenciada para identificação de um documento formalmente desprovido de título.

Fotografia da fachada do edifício sede do Superior Tribunal de Justiça;

Processo de inventário da Princesa Isabel.

Santos, José ou José Santos

Conselho Nacional de Justiça

Superior Tribunal de Justiça

Unidade processante - Vara Federal, Juizado, Divisão de precatórios, etc.

Pessoa física e/ou jurídica a quem foi dirigida a informação contida no documento.

Pode ser nominal ou geral:

nominal – pessoas específicas;

geral – refere-se a uma entidade maior, indeterminada. Ex.: cidadãos, povo, estudantes, a quem possa interessar, a todos os envolvidos.

Santos, José ou José Santos

Conselho Nacional de Justiça

Partes do processo

Santos, José ou José Santos

Departamento de Gestão de Pessoas

interessadoNome: José da Silva

interessadoTipo: solicitante

interessadoId: 987.745.465-73 (CPF)

interessadoTipo: requerente

interessadoId: 59873/0001-38 (CNPJ)

interessadoTipo: apelado

interessadoId: 8783000238 (número de matrícula)

interessadoTipo: vítima

Um documento multimídia pode estar armazenado em diversos arquivos com as informações de texto, imagens, som e relação entre eles. É necessário que o sistema computacional leia cada um deles para apresentá-lo ao usuário.

Um documento em formato .pdf com assinatura digital externa a ele, armazenado em dois componentes digitais.

A mesma situação aplica-se a documentos estruturados em bases de dados.

Há instituições que preparam, como instrumento complementar de gestão de seus documentos, glossários de tipos documentais que são produzidos no cumprimento de suas funções e atividades. A existência dessas tabelas pode facilitar o registro desse elemento.

Relaciona-se com espécie documental.

RPC3.3.2

Ver capítulo 3.5 (Volumes: abertura, encerramento e metadados)

O sistema indica apenas se existe anotação. Os valores possíveis são: sim / não. A anotação em si é registrada em outro metadado ou em campo específico e deve ser exibida junto com o documento.

Para processo/dossiê, o conteúdo do metadado deve ser registrado em evento de gestão do processo/dossiê.

Para documento, deve ser registrado de forma estruturada, em dois subelementos, conforme a seguir:

moreqjus.documento.anotação: indica apenas se existe anotação. Os valores possíveis são: sim / não.

moreqjus.documento.nota – refere-se ao conteúdo da anotação em si e deve ser exibida junto com o documento quando houver indicação positiva no subelemento anterior.

Ostensivo

Segredo de justiça

Reservado

Secreto

Ultrassecreto

Sigilo fiscal

Informação pessoal

Patente

Não repetível ou

repetível, conforme regramento

Guarda permanente

Eliminação

3 anos

5 anos

20 anos

3 anos

5 anos

20 anos

Depósito 201, estante 8, prateleira 2;

Caixa 3.456;

PJe-Mídias.

Indica a situação de encerramento da tramitação de um processo/dossiê/documento pelo arquivamento, que será considerado definitivo quando não necessitar de diligências do órgão produtor, de processamento ou de terceiros.

Não deve ser utilizado para as situações em que se já se sabe aprioristicamente que o documento ou processo voltará a tramitar (v.g. arquivamento provisório).

Registrar a denominação específica da classe, sem repetir a do nível hierárquico superior.

No caso do processo judicial, observar o disposto na Resolução CNJ nº 46/2007.

Esse elemento é utilizado pelo GestãoDoc em conjunto com o elemento Evento de contagem na idade corrente para identificar os documentos que já atingiram o prazo previsto.

Para processos judiciais, não se aplica pois não há previsibilidade do prazo, uma vez que a fase corrente perdura da autuação à baixa definitiva do processo.

Preencher conforme o prazo previsto nas tabelas de temporalidade.

No caso do prazo previsto nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos ser “enquanto vigora”, o valor do elemento Prazo na idade corrente será 0 (zero), associado ao evento “fim da vigência do documento”.

Preencher conforme previsto na tabela de temporalidade e destinação de documentos.

Quando o evento não for especificado, considera-se a produção/registro ou autuação do processo/dossiê.

Preencher conforme previsto nas tabelas de temporalidade.

Quando o evento não for especificado, considera-se a transferência como evento de início da contagem do prazo de guarda.

Preencher conforme previsto nas tabelas de temporalidade.

Valores previstos: eliminação ou guarda permanente.

Aplica-se a restrição de acesso aos documentos que possuam informação pessoal, sensível e outras previstas em legislação vigente.

O valor previsto nesse elemento da classe deve ser herdado automaticamente pelo documento (elemento de identificação do documento – Níveis de acesso) no momento da classificação.

Registro do envio de transferência de documentos.

Registrar no elemento Detalhe do evento informações complementares, tais como: método utilizado para o envio, localização, suporte, número do termo de transferência.

Deve ser feito um registro para cada lote transferido.

Registro do envio de recolhimento de documentos.

Registrar no elemento Detalhe do evento informações complementares, tais como: método utilizado para o envio, localização, suporte, número do termo de recolhimento.

Registro do procedimento de classificação de sigilo e de marcação de outras hipóteses de sigilo e restrição de acesso.

Quanto à classificação de sigilo, registrar no elemento Detalhe do evento informações complementares, tais como: grau de sigilo, fundamentação legal, data prevista para desclassificação.

Quanto às demais hipóteses de sigilo, registrar no elemento Detalhe do evento informações complementares, tais como: tipo de restrição de acesso (informação pessoal, segredo de justiça, bancária, fiscal, propriedade industrial), previsão de prazo para cessação da restrição (quando for o caso), justificativa.

Agente responsável pela realização do evento.

Captura: responsável pela captura, produção ou registro;

Transferência – envio: responsável pelo envio dos documentos para guarda intermediária;

Transferência – recebimento: responsável pelo recebimento dos documentos para guarda intermediária;

Recolhimento – envio: responsável pelo envio dos documentos para guarda permanente;

Eliminação: responsável pela eliminação dos documentos;

Restrição de acesso: responsável pela restrição de acesso;

Alteração da restrição de acesso: responsável pela alteração da restrição de acesso.

Antes de realizar a alteração, copiar o valor do elemento específico de Identificação da classe que está sendo alterado (moreqjus.classe.nome, moreqjus.classe.codigo, moreqjus. classe.subordinacao, moreqjus.classe.indicadorUso, moreqjus.classe.indicadorAtiva, moreqjus.classe.prazoCorrente, moreqjus.classe.eventoCorrente, moreqjus.classe.prazoIntermediaria, moreqjus.classe.eventoIntermediaria, moreqjus.Classe.destinacao, moreqjus.classe.sigilo, moreqjus.classe.observacao).

Obrigatórios para os eventos EGC7, EGC8, EGC9, EGC10, EGC11 e EGC12.

RCA4.1.6 / RSE8.3.2 / RAR9.2.1 / RAR9.2.2 / RAR9.2.3 / RAR9.2.4 / RAR9.2.5 /

RPR10.2.6 / RPR10.3.1 / RPR10.3.6 / RSE11.3.3 / RSE11.3.8 / RSE11.4.4 / RSE11.4.5 / RSE11.6.2 / RSE11.7.1

RCA4.1.6 / RSE8.3.2 / RAR9.2.1 / RAR9.2.2 / RAR9.2.3 / RAR9.2.4 / RAR9.2.5 /

RPR10.2.6 / RPR10.3.1 / RPR10.3.6 / RSE11.3.3 / RSE11.3.8 / RSE11.4.4 / RSE11.4.5 / RSE11.6.2 / RSE11.7.1

RCA4.1.6 / RSE8.3.2 / RAR9.2.1 / RAR9.2.2 / RAR9.2.3 / RAR9.2.4 / RAR9.2.5 /

RPR10.2.6 / RPR10.3.1 / RPR10.3.6 / RSE11.3.3 / RSE11.3.8 / RSE11.4.4 / RSE11.4.5 / RSE11.6.2 / RSE11.7.1

RCA4.1.6 / RSE8.3.2 / RAR9.2.1 / RAR9.2.2 / RAR9.2.3 / RAR9.2.4 / RAR9.2.5 /

RPR10.2.6 / RPR10.3.1 / RPR10.3.6 / RSE11.3.3 / RSE11.3.8 / RSE11.4.4 / RSE11.4.5 / RSE11.6.2 / RSE11.7.1

RCA4.1.6 / RSE8.3.2 / RAR9.2.1 / RAR9.2.2 / RAR9.2.3 / RAR9.2.4 / RAR9.2.5 /

RPR10.2.6 / RPR10.3.1 / RPR10.3.6 / RSE11.3.3 / RSE11.3.8 / RSE11.4.4 / RSE11.4.5 / RSE11.6.2 / RSE11.7.1

Devem ser informados o nome do software, a versão e a data da criação do componente digital.

Esse metadado deve ser registrado de forma estruturada, em três subelementos, conforme a seguir:

moreqjus.componente.SoftwareCriacaoNome moreqjus.componente.SoftwareCriacaoVersao moreqjus.componente.SoftwareCriacaoData

Premis:creatingApplicationName

Premis:creatingApplicationVersion

Premis:dateCreatedByApplication

Nível de composição <0> (zero) indica que o componente digital não está sujeito a nenhum desses processos.

Nível de composição <1> (um) ou maior indica que o componente digital foi submetido a um ou mais processos de compressão, criptografia ou empacotamento e que deve ser processado para que o documento possa ser acessado. Por exemplo, um arquivo A pode ser comprimido e gerar um arquivo B, que por sua vez é cifrado e gera um arquivo C. Para se ter acesso ao arquivo A é necessário decifrar o arquivo C e depois descomprimir o arquivo B.

Ver descrição mais detalhada em Premis - Object characteristics and composition level: the “onion” model

Devem ser informados o tipo de inibidor, o alvo e a chave de acesso.

Esse metadado deve ser registrado de forma estruturada, em três subelementos, conforme a seguir:

Componente.InibidorTipo – refere-se ao método utilizado;

Componente.InibidorAlvo – refere-se ao conteúdo ou à função protegida pelo inibidor;

Componente.InibidorChave – refere-se à chave ou senha para decifração.

A chave deve ser indicada, quando conhecida. No entanto, não é recomendável ser armazenada na forma de texto em um banco de dados não seguro.

Quando um documento produzido externamente ao GestãoDoc tem um inibidor, é preciso que estas informações sejam fornecidas como metadados e enviadas juntamente com o documento capturado.

Recomenda-se o uso de formas controladas para o subelemento “InibidorTipo”, preferencialmente a tabela sugerida no PREMIS Data dictionary: DES, PGP, Blowfish e Password Protection¹.

Quando o subelemento “InibidorAlvo” não é informado, assume-se que é todo o conteúdo do componente digital.

Recomenda-se o uso de formas controladas para o subelemento “InibidorAlvo”, preferencialmente a tabela sugerida no PREMIS Data dictionary: All content, Function:play, Function:print².

Premis:inhibitorType

Premis:inhibitorTarget

Premis:inhibitorKey

Esse metadado deve ser registrado de forma estruturada, em dois subelementos, conforme a seguir:

moreqjus.componente.formatoNome moreqjus.componente.formatoVersao

Informações adicionais sobre o formato também podem ser registradas.

Nos casos em que não for possível identificar o formato, este deve ser registrado como “desconhecido”, e posteriormente identificado.

Recomenda-se o uso de formas controladas para a designação do formato, como bases de dados de registro de formato. Ex.: PRONOM¹, MIME².

Deve ser identificado automaticamente pelo GestãoDoc no momento da captura.

Premis:formatName

Premis:formatVersion

Caso o GestãoDoc utilize um identificador como o handle, a localização estará implícita no identificador e não será necessário registrá-la novamente.

Caso o GestãoDoc utilize uma única localização onde todos os componentes digitais são armazenados (um único sistema de arquivos), esta informação pode estar descrita na estrutura de configuração do GestãoDoc.

Caso o GestãoDoc utilize um sistema de banco de dados para armazenar os componentes digitais, este item estará informado no próprio sistema.

As operações de destinação do documento não necessariamente afetarão a sua localização. Por exemplo, um documento que será transferido para guarda intermediária, dado que o GestãoDoc tenha este suporte, poderá simplesmente ter a sua movimentação registrada para a unidade organizacional responsável pela guarda intermediária, sem que isso afete a localização do arquivo digital.

Esse metadado deve ser registrado de forma estruturada, em dois subelementos, conforme a seguir:

moreqjus.componente.localizacaoTipo

moreqjus.componente.localizacaoValor

Premis:contentLocationType

Premis:contentLocationValue

Quanto ao suporte, devem ser registradas informações a respeito do tipo de suporte utilizado e sua vida útil.

Os responsáveis pela preservação digital devem gerenciar a obsolescência das mídias de armazenamento. Em geral, esse monitoramento é realizado no nível do sistema de armazenamento, e não especificamente para cada item documental ou componente digital.

Esta informação se aplica também a documentos que estão armazenados fora da estrutura de armazenamento do GestãoDoc, tais como provas de elevado volume digital mantidas em DVD´s. A informação é importante para auxiliar na recuperação do suporte, análise da obsolescência e rastreabilidade da cadeia de custódia.

Esse metadado deve ser registrado de forma estruturada, em quatro subelementos, conforme a seguir:

moreqjus.componente.swNome

moreqjus.componente.swVersao

moreqjus.componente.swTipo

moreqjus.componente.swDocumentacao

No caso de não haver uma versão formal do software, pode se indicar o ano em que foi lançado.

Valores sugeridos para tipo de software: sistema operacional, aplicativo/visualizador, driver, biblioteca.

Com relação à documentação, pode se indicar um identificador persistente que aponte para documentação do software, dentro ou fora do GestãoDoc.

Premis:swName

Premis:swVersion

Premis:swType

Premis:swOtherInformation

Esse metadado deve ser registrado de forma estruturada, em três subelementos, conforme a seguir:

moreqjus.componente.hwNome moreqjus.componente.hwTipo

moreqjus.componente.hwOutrasInformacoes

Na informação sobre o nome do hardware, deve se registrar o fabricante, o modelo e a versão, quando pertinente.

Valores sugeridos para tipos de hardware: processador, memória, dispositivos de entrada/saída, dispositivo de armazenamento.

Outras informações podem incluir a configuração mínima recomendada ou documentação pertinente. Com relação à documentação, pode-se registrar um identificador persistente que aponte para documentação do hardware, dentro ou fora do GestãoDoc.

Premis:hwName

Premis:hwType

Premis:hwOtherInformation

Esse metadado deve ser registrado de forma estruturada, em dois subelementos, conforme a seguir:

moreqjus.componente.outrasDependenciasTipo moreqjus.componente.outrasDependenciasId

Em alguns casos o identificador do recurso já torna evidente o tipo do componente necessário.

Premis:dependencyName

Premis:dependencyIdentifierType

Premis:dependencyIdentifierValue

As relações estruturais são fundamentais para apresentar o documento ao usuário.

Devem ser registradas as seguintes informações para cada relacionamento: identificação dos objetos relacionados, tipo da relação (por exemplo, é parte de).

Os órgãos devem estabelecer os tipos de relacionamentos mais relevantes, que deverão ser controlados nos metadados. Estas relações podem ser expressas das seguintes formas:

tem parte de, é parte de (expressa as relações estruturais);

tem fonte de (um componente digital é uma versão de outro componente, criado por uma transformação), é fonte de (um componente derivado de outro componente por um processo de transformação).

Premis:relationshiptype

Premis:relationshipSubType

Premis:relatedObjectIdentifier

Esse elemento registra informações do código hash¹ do componente digital, e de como este foi gerado, de forma a permitir a verificação da fixidade no futuro. Esse elemento não se refere à verificação da fixidade, que deve ser registrada no evento correspondente.

Para se realizar a verificação da fixidade, um código hash deve ser previamente gerado e armazenado, para ser comparado a outro gerado posteriormente. Se os códigos coincidirem, significa que o objeto não foi alterado nesse intervalo de tempo.

Esse metadado deve ser registrado de forma estruturada, em três subelementos, conforme a seguir:

moreqjus.componente.fixidadeAlgoritimo moreqjus.componente.fixidadeCodigoHash moreqjus.componente.fixidadeOriginador

Originador refere-se ao agente que fez o cálculo do código hash armazenado, que pode ser calculado pelo próprio GestãoDoc ou ter sido enviado junto com o documento.

Calculado e armazenado automaticamente pelo GestãoDoc.

Recomenda-se o uso de formas controladas para a designação do algoritmo usado para gerar o código hash, preferencialmente a tabela sugerida no PREMIS Data Dictionary².

O originador deve ser representado por um identificador do agente que realizou o cálculo hash. Caso o originador seja um agente conhecido do GestãoDoc, pode se usar o Id do agente.

Premis: messageDigestAlgorithm

Premis: messageDigest

Premis: messageDigestOriginator

Esse metadado deve ser registrado de forma estruturada, em seis subelementos, conforme a seguir:

moreqjus.componente.assinaturaCodificacao

moreqjus.signatario

moreqjus.componente.assinaturaMetodo

moreqjus.componente.assinaturaValor moreqjus.componente.assinaturaRegrasValidacao moreqjus.componente.assinaturaChave

A informação da codificação utilizada é essencial para se interpretar corretamente o valor da assinatura e a chave.

O signatário é o indivíduo, instituição ou autoridade responsável por gerar a assinatura.

Método refere-se aos algoritmos utilizados para criptografar e calcular o hash na geração da assinatura digital.

Regras de validação são as operações que devem ser realizadas para validar a assinatura digital.

Chave refere-se à chave pública do signatário necessária para validar a assinatura.

Calculado e armazenado automaticamente pelo GestãoDoc.

Recomenda-se o uso de formas controladas para a designação da codificação, preferencialmente a tabela sugerida no PREMIS Data Dictionary¹.

Caso o signatário seja um agente conhecido do GestãoDoc, pode se usar o Id do agente.

Recomenda-se o uso de formas controladas para a designação do método, preferencialmente a tabela sugerida no PREMIS Data Dictionary².

As regras de validação podem incluir informações tais como: o método de canonização usado antes de calcular o resumo da mensagem ou se o objeto foi normalizado antes de assinar. Esse metadado pode apontar para um arquivo com a documentação dessas regras.

Premis: signatureEncoding

Premis: signer

Premis: signatureMethod

Premis: signatureValue

Premis: signatureValidationRules

Premis: keyInformation