Termo	Definição
Administrador	Responsável pelo projeto, desenvolvimento e manutenção da infraestrutura em que o GestãoDoc, os documentos digitais e não digitais são mantidos.
Administrador do sistema	Responsável pelo gerenciamento das regras de negócio do sistema. Cabe ao administrador do sistema, entre outras atividades, a configuração e atribuição de perfis de usuários. (termo similar ao de “Gestor”)
Ambiente Computacional	Ambiente físico em que são acomodados equipamentos de informática, tais como racks, switches, equipamentos de comunicação, equipamentos servidores, robôs de backup etc. São exemplos de ambiente computacional os CPD´s, as salas-cofre, salas seguras etc.
Anexação	Ato de reunir documentos organizados em volumes próprios a um determinado processo. Os documentos que formam os anexos tramitam junto ao processo, mas não são autuados como um processo.
Anexo	Documentos organizados em volume próprio, que acompanham um processo, mas não são autuados como um processo. Documentos que acompanham e estão vinculados a um documento principal ou mensagem, independentemente do suporte em que se apresentam.
Apensação ou Apensamento	Reunião de dois ou mais processos, permanecendo cada processo com seu respectivo número. Nos processos judiciais, a apensação ocorre por determinação legal ou judicial em processos que estejam em movimento, suspensos ou baixados. Nos processos administrativos, a apensação ocorre por determinação da autoridade competente.
Arquivista	1. Profissional de nível superior, com formação em arquivologia ou experiência reconhecida pelo Estado. 2. Responsável pela proposição de estudos e projetos de gestão de documentos, elaboração de instrumentos de gestão documental e acesso, bem como pela disseminação das técnicas e funções arquivísticas e a preservação do acervo de guarda permanente.
Atualização de suporte	Técnica de migração que consiste em copiar os dados de um suporte para outro sem mudar sua codificação, para evitar perdas de dados provocadas por deterioração do suporte. (Conarq, 2020, p. 11).
Autenticidade	Credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção. A autenticidade é composta de identidade e integridade.
Autuação	Formar autos. Reunir em forma de processo (a petição e documentos apresentados em juízo), designando número, identificando partes, procuradores, assunto, classe processual e outras informações relevantes.
Avaliação de Documentos	Processo de análise de documentos, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
Captura	Incorporação de documento ao sistema.
Checksum	Sequência de bits obtida a partir de um conjunto de dados de origem calculado na origem e no destino, normalmente com o objetivo de assegurar que não houve erro durante a transmissão, armazenamento ou recuperação desses dados. Essa sequência pode ser resultado de uma função de verificação (função checksum) que pode utilizar diversos algoritmos, inclusive alguns hash criptográficos.
Ciclo de vida dos Documentos	As sucessivas etapas pelas quais os documentos passam: produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação (guarda permanente ou eliminação).
Classe	Primeira divisão de um plano de classificação ou de um código de classificação. Nos requisitos e metadados do MoReq-Jus, o termo classe é compreendido como a designação genérica que inclui qualquer das classificações em níveis e subníveis existentes nas estruturas dos planos de classificação, como por exemplo classes e subclasse da área meio e classes e assuntos da área fim, incluindo seus desdobramentos.
Código de classificação	Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, derivado de um plano de classificação.
Código hash	Sequência de bits de comprimento fixo resultado de uma função que mapeia uma sequência de bits de comprimento variável para um conjunto de bits, assegurando, a um só tempo, que seja computacionalmente improvável que: (a) para um dado conjunto de dados de entrada, outro conjunto de dados resulte no mesmo código hash (colisão); e b) para um dado código hash seja possível identificar o conjunto de dados de entrada.
Componente digital	Objeto digital que é parte de um ou mais documentos digitais, incluindo os metadados necessários para ordenar, estruturar ou manifestar seu conteúdo e forma, que requer determinadas ações de preservação. Um documento arquivístico digital pode ser composto por um ou mais componentes digitais. Exemplo: uma fotografia digital tem apenas um componente digital, que é o arquivo com a imagem, já um documento multimídia tem diversos componentes digitais, que são os arquivos com o código executável, os textos, as imagens e os registros sonoros.
Confiabilidade	Credibilidade enquanto à produção de um documento arquivístico, e sua validação como afirmação do fato.
Conversão	Técnica de migração que pode se configurar de diversas formas, tais como: 1. conversão de dados: mudança de um formato para outro. 2. conversão de sistema computacional: mudança do modelo de computador e de seus periféricos.
Desapensação ou Desapensamento	Separação de processos que estavam apensados. Nos processos judiciais, geralmente, é o efeito de uma decisão judicial que determina a separação de processos que estavam reunidos. No caso dos processos administrativos, a desapensação ocorre por determinação da autoridade competente.
Desentranhamento	Ato de retirar peças juntadas em processo judicial ou administrativo.
Desmembramento	Ato de dividir um processo em dois ou mais processos. Ocorre nos processos judiciais por decisão judicial e nos administrativos por determinação da autoridade competente.
Destinação	Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para a guarda permanente ou eliminação (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2020, p. 23).
Documento automodificável	Aquele cujos conteúdos podem ser alterados sem intervenção do usuário.
Documento Digital	Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.
Documento não digital	Documento que se apresenta em suporte, formato e codificação diferente dos digitais, tais como: documentos em papel, documentos em películas e documentos eletrônicos analógicos.
Documento híbrido	Documento composto por parte digital e parte não digital.
Documento institucional	Documento produzido e/ou recebido por um órgão do Poder Judiciário, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade.
Documento institucional digital	Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.
Dossiê	Conjunto de documentos relacionados entre si por ação, evento, pessoa, lugar, projeto, que constitui uma unidade.
Emulação	Utilização de recursos computacionais que fazem uma tecnologia funcionar com as características de outra, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas saídas.
Ergonomia cognitiva	Processos mentais, tais como percepção, memória, raciocínio e resposta motora conforme afetem as interações entre seres humanos e outros elementos de um sistema. Os tópicos relevantes incluem o estudo da carga mental de trabalho, tomada de decisão, desempenho especializado, interação homem computador, estresse e treinamento conforme esses se relacionem a projetos envolvendo seres humanos e sistemas.
Fluxo de trabalho	Automatização de uma atividade, no todo ou em parte, durante a qual documentos, informação ou tarefas transitam de um participante para outro com vistas a serem submetidos a ações, de acordo com um conjunto de normas processuais.
Gestor	Responsável por gerenciar o sistema GestãoDoc, em tarefas tais quais de configuração e atribuição de perfis.
Memória primária	De funcionamento essencial, é necessária a qualquer sistema computacional. É nela que o software e os dados são armazenados durante a execução. Representantes típicas dessa classe são as memórias Random Access Memory (RAM). São memórias extremamente rápidas, de conteúdo dinâmico e volátil, permanecendo registrado apenas durante a execução do software.
Memória secundária	Apresenta volume maior de armazenamento que a primária; entretanto é mais lenta e não-volátil. São exemplos os discos rígidos magnéticos (hard disk — HD), que podem ser usados isolados ou combinados em disk arrays. Diversas tecnologias permitem, através do uso de disk arrays, obter-se maior desempenho e confiabilidade do que com os discos isoladamente.
Memória terciária	Compreende fitas magnéticas, discos ópticos e outros. Usos típicos incluem armazenamento do acervo digital e cópias de segurança. Outra nomenclatura corrente para essa classe de memória é "mídias de armazenamento". A memória terciária tem característica não volátil na preservação de dados. Seu preço unitário é tão pequeno que requisitos de confiabilidade devem prevalecer: em caso de desastre, o prejuízo da perda de dados é superior ao preço das mídias que fisicamente os contêm.
Metadado	Informação que descreve e contextualiza o dado. Dado estruturado que descreve e permite encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo.
Minuta	Versão preliminar de documento sujeita à aprovação.
Objeto Digital	1. Uma unidade de informação que inclui propriedades (atributos ou características do objeto) e também pode incluir métodos (meios de realizar operações no objeto). 2. Representação de uma unidade discreta de informação na forma digital. Um objeto digital pode ser uma representação (representation), um arquivo (file), uma cadeia de bits (bitstream) ou uma cadeia de arquivos (filestream).(Dicionário de Dados PREMIS, 2012).
Plano de classificação	1. Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes; 2. Instrumento de gestão arquivística, que apresenta a organização hierárquica para classificação dos documentos, com o estabelecimento de classes, seguindo um critério funcional ou estrutural, como por exemplo, para uma instituição voltada para prestação jurisdicional, a conjugação das áreas do Direito (Assuntos) com o tipo de procedimento (Classes) adotado numa petição inicial e para a área administrativa a representação lógica das funções, subfunções e atividades do organismo produtor.
Preservação digital	Conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o acesso e a interpretação de documentos digitais pelo tempo que for necessário.
Processo	Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade.
Recolhimento	Entrada de documentos em arquivos permanentes.
Repositório Arquivístico digital Confiável - RDC-ARQ	Ambiente de preservação dos documentos arquivísticos digitais capaz de manter autênticos os materiais digitais nele custodiados, de modo a preservá-los e dar acesso a eles pelo tempo necessário.
Requisito Funcional	Descreve as funções que o software deve executar, sendo também conhecido como capacidade ou recurso. Um requisito funcional também pode ser descrito como aquele para o qual um conjunto finito de etapas de teste pode ser escrito para validar seu comportamento.
Requisito Não Funcional	Deve ser respeitado pela solução, sendo também conhecido como restrição ou requisito de qualidade. Ele pode ser classificado como requisito de desempenho, manutenção, segurança, confiabilidade, interoperabilidade ou um dos muitos outros tipos de requisitos de software.
Tabela de temporalidade	Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 159)
Teoria das três idades	Base do conceito de gestão de documentos, essa teoria os classifica em três fases: Corrente: Documentos que estão em curso (tramitando ou arquivados), mas objeto de consultas frequentes. São conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade do órgão produtor. Intermediária: Documentos que não são mais de uso corrente, mas que por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam no arquivo intermediário o cumprimento do prazo estabelecido nos instrumentos de classificação, temporalidade e destinação, para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente. Permanente: Documentos que devem ser definitivamente preservados em função de seu valor histórico, probatório ou informativo.
Tramitação	Curso do documento desde sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa e judicial. Também chamado “movimentação ou trâmite”.
Transferência	Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
Trilha de auditoria	Conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenções feitas no documento arquivístico digital ou no sistema computacional. (I) Audit Trail.
Unidade de arquivamento	Documento tomado por base para fins de classificação, arranjo, armazenamento e notação. Uma unidade de arquivamento pode ser um dossiê, um processo ou ainda uma pasta em que estão reunidos documentos sob o mesmo código de classificação, como por exemplo, as folhas de ponto de um determinado ano, relatórios de atividades relativos a um determinado período ou atas de reunião.
Usuário	1.Gestão de documentos - Responsáveis, em todos os níveis, pela produção e uso dos documentos institucionais em suas atividades rotineiras, conforme estabelecido pelo programa de gestão. Aquele que é identificável, habilitado a interagir com o sistema. 2. GestãoDoc - Aquele que é cadastrado no sistema e que interage com o sistema.
Usuário autorizado	Aquele que possui níveis de acesso diferenciados atribuídos pelo gestor.
Valor primário	Atribuído aos documentos considerando sua utilidade administrativa imediata, que são, de fato, as razões pelas quais esses documentos foram criados.
Valor secundário	Refere-se ao valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.
Versão	Estado de um documento em determinada fase de sua elaboração.
Via original	Primeiro documento completo e efetivo.